Un ordre du jour de réunion organisé et élaboré garantit la couverture de tous les sujets importants lors d’une réunion donnée. Une structure hiérarchique aide à orienter la réunion afin que vous ne passiez pas d'un sujet à l'autre, ce qui permet de mener les activités de manière plus efficace. Commencez votre ordre du jour bien avant la réunion afin de pouvoir créer plusieurs brouillons et les envoyer aux participants avant la réunion pour leur faire savoir à quoi s'attendre.
Ecrivez tous les sujets que vous devez couvrir lors de la réunion. Commencez aussi largement que possible. Par exemple, écrivez "Planification", qui peut contenir plusieurs sous-thèmes. Utilisez les notes des réunions précédentes, les courriels et les informations dont vous disposez pour vous assurer que tous les sujets nécessaires sont écrits.
Communiquez avec les autres planificateurs de réunions ou les participants et demandez-leur s'ils ont des sujets qui nécessitent une attention particulière. Donnez-leur une date limite pour les sujets et éléments proposés afin que vous ayez le temps de faire toute recherche complémentaire ou correspondance, si nécessaire, puis insérez-les dans le plan.
Organisez vos sujets. Rechercher des sujets qui peuvent être placés sous un sujet plus grand. Sinon, passez en revue chaque sujet général et divisez-le en points spécifiques de l'ordre du jour. Par exemple, un ordre du jour de réunion de production peut contenir des "conflits de répétition" et des "dates à retenir" dans la rubrique "Planification".
Rassemblez vos principaux sujets par ordre d'importance. Décidez quels sujets doivent commencer par les grandes lignes en fonction de leur importance, du temps dont vous aurez besoin pour les discuter et des considérations spéciales, telles que la personne qui présente cette partie de la réunion doit partir plus tôt, par exemple.
Tapez vos sujets principaux dans une liste verticale en gras, police plus grande, autour de 14 à 16 points. Mettez en retrait ou onglet une fois et insérez chaque sous-thème directement sous le sujet principal. Vous pouvez numéroter ou mettre en lettres les sujets et sous-thèmes que vous souhaitez. Inclure tous les points détaillés sous chaque sous-thème.
Bullet et indenter ces éléments aussi, donc ils sont placés sous le sous-thème, juste à sa droite. La plupart des programmes logiciels mettent automatiquement en retrait, les puces et les numéros lorsque vous appuyez sur "Entrée" et "Tab" à la fin d'un sujet principal ou d'un sujet secondaire.
Saisissez toutes les informations nécessaires à la réunion en haut au centre du document, y compris le titre et la date de la réunion, l'heure, le lieu, les invités ou les participants attendus et les coordonnées de l'organisateur de la réunion, probablement vous-même.
Notez le nom du présentateur de chaque sujet à côté du sujet principal ou du sujet secondaire, le cas échéant. Notez combien de temps vous donnez à chaque sujet. Vérifiez auprès du présentateur pour vous assurer de lui laisser suffisamment de temps.
