Au fur et à mesure que votre petite entreprise se développe, vous ne vous retrouverez pas seulement dans la même masse de responsabilités et de satisfaction; vous vous retrouverez à vous balader dans beaucoup de jargon. Le jargon le moins amusant est celui qui concerne les dépenses d’entreprise - vous savez, des termes tels que dépenses en immobilisations, actifs appréciables, amortissements, dettes garanties et financements par emprunt.
Quand quelqu'un qui parle dans le jargon des affaires dit «décaissement en espèces», sa signification se résume à une simple sortie de fonds. Dans la plupart des cas - si vous voulez vous simplifier la vie -, vous pouvez même appeler cela un paiement, mais la définition exacte devient un peu plus précise que cela.
Qu'est-ce que le décaissement en espèces?
Nous savons donc que le décaissement est une sortie de fonds ou le paiement d’une somme d’argent. Mais que pourrait couvrir cette sortie?
Les décaissements servent souvent à couvrir les dépenses d’exploitation, les biens et services nécessaires à l’entreprise et les comptes que vous payez pour exercer vos activités commerciales normales, mais ils peuvent également payer des intérêts sur les emprunts. De même, ils peuvent prendre la forme d’un dividende ou d’une distribution de bénéfices aux actionnaires. Ce sont les grands traits, mais dans la petite entreprise quotidienne, certains des types les plus courants de décaissement sont des dépenses de petite caisse et même des remboursements aux clients directement à la caisse.
Bien que cela ressemble à un oxymore étant donné le terme lui-même, les décaissements en espèces ne doivent pas nécessairement prendre la forme de papier-monnaie; un décaissement en espèces peut également être effectué en plastique, par chèques ou par virement électronique de fonds.
Le processus de décaissement
En règle générale, les entreprises utilisent un système de comptes fournisseurs (y compris les divers types de logiciels de comptes fournisseurs souvent utilisés par les petites entreprises) pour effectuer des décaissements. De même, le système de paie de votre entreprise peut effectuer des décaissements. Certaines entreprises peuvent sous-traiter le processus de décaissement en espèces à leur banque.
À l'opposé, les décaissements peuvent tout simplement être payés d'une petite caisse à l'autre. Les employés se servent généralement de la petite caisse pour effectuer de petits achats liés aux affaires, tels que de petites fournitures de bureau, un déjeuner avec un client ou un trajet en voiture sur le chantier. Ce sont les types d’achats mineurs qui ne nécessitent pas de chèque ou de virement électronique de fonds.
Protégez-vous avec les procédures de contrôle
Bien que les décaissements de petite caisse soient aussi simples que de donner de l'argent dans la main d'un employé, ils nécessitent des procédures de contrôle, tout comme le versement d'argent par chèque ou virement bancaire. Le terme "procédures de contrôle" peut sembler un peu intimidant, mais dans ce cas, cela signifie simplement que vous devez enregistrer les décaissements de votre entreprise de manière concrète, en conservant les enregistrements via un journal des décaissements ou un logiciel de comptabilité numérique (ou les deux). Cela vous donne une trace écrite et vous aide à sécuriser les données comptables de votre entreprise pendant la saison des impôts, tout en vous permettant de suivre votre budget toute l'année.
Pour la petite caisse, assurez-vous que les destinataires reçoivent un reçu pour tout achat effectué par une entreprise et conservez-le au dossier, accompagné d'un bon de petite caisse détaillant le nom de l'expéditeur et une description de l'achat. En général, que ce soit sous forme numérique ou analogique, chaque décaissement doit être accompagné d’un rapport contenant des informations telles que le type de dépense, la date, le montant, le bénéficiaire, le mode de paiement et une note décrivant les autres éléments pertinents. détails. Si vous avez versé un décaissement sous forme de dividende, enregistrez-le dans votre journal ou logiciel en tant que réduction des capitaux propres. De même, les remboursements en espèces effectués à partir de la caisse doivent être enregistrés en réduction des ventes.
Il est préférable de conserver les enregistrements de décaissement pendant sept ans afin d'optimiser votre protection en cas de contrôle fiscal. Bien sûr, cela peut prendre un peu d’espace de bureau (ou d’espace de disque dur, ou de stockage en nuage), mais cela en vaut la peine en toute tranquillité d’esprit.
