La comptabilité manuelle implique l'utilisation de grands livres et de journaux pour enregistrer les transactions financières. Ces outils sont d'une époque révolue. Les comptables - portant souvent des visières vertes et des brassards noirs - utilisaient une comptabilité manuelle pour aider à conserver le score financier de leur entreprise. Les entreprises d’aujourd’hui peuvent toujours utiliser la comptabilité manuelle pour certains processus. Les inconvénients, cependant, peuvent affaiblir les activités de comptabilité manuelle.
Long
Les processus comptables qui utilisent un journal papier et des grands livres ou des outils similaires nécessitent beaucoup de temps pour effectuer les tâches. Les comptables devront localiser les comptes et les journaux dans le système avant d’enregistrer les entrées. La vérification des soldes de compte et la révision des informations sont également difficiles. Les comptables peuvent également avoir besoin de parcourir plusieurs documents pour localiser les informations demandées par les dirigeants. Copier cette information peut aussi être difficile.
Sous réserve d'erreurs
Les erreurs peuvent être assez fréquentes dans les processus de comptabilité manuelle. Les erreurs courantes sont la saisie d'informations dans des comptes incorrects, la transposition de chiffres ou l'enregistrement d'informations en arrière. Bien que ces erreurs se retrouvent également dans les systèmes de comptabilité modernes, les systèmes manuels n’ont pas de poids et contrepoids internes. Les comptables qui recherchent des erreurs mettent souvent plusieurs heures à localiser et à corriger les entrées. Plusieurs comptables travaillant dans plusieurs grands livres comptables peuvent exacerber ces problèmes.
Manque de sécurité
Un manque de sécurité est un autre inconvénient commun à la comptabilité manuelle. Les entreprises peuvent ne pas être en mesure d'empêcher leurs employés d'examiner des données sensibles dans des grands livres et des journaux. Les fichiers copiés et stockés sur un ordinateur peuvent également être moins sécurisés. Cela peut permettre aux employés d’abuser des informations financières par la fraude ou le détournement de fonds. Les employés mécontents peuvent également endommager irrémédiablement les informations et détruire des documents financiers importants.
Quelques exemplaires disponibles
La comptabilité manuelle est souvent difficile pour les grandes entreprises en raison de l’absence de grands livres et journaux. La plupart des entreprises auront un seul journal pour les comptes créditeurs, les comptes débiteurs, la masse salariale, les immobilisations, etc. Cela signifie qu'un seul comptable peut travailler sur un journal à la fois. La séparation de ces livres en sous-livres peut entraîner une sécurité moindre et un risque de duplication d'informations dans le système comptable.
