La principale responsabilité d'un acheteur consiste à assurer un approvisionnement suffisant et la qualité des matériaux requis au meilleur prix possible. L'accent est mis sur la qualité, la disponibilité des matériaux, les investissements dans les stocks et les prix. Lors de la définition des objectifs, l'agent d'achat doit rester concentré sur les activités et les indicateurs permettant d'améliorer les performances dans ces quatre domaines.
Qualité
Quoi que nous achetions, nous attendons de la qualité. Les matériaux doivent être conformes aux spécifications pour être utiles. Souvent, le coût d'une mauvaise qualité dépasse le coût réel du matériau. Une mauvaise qualité peut entraîner des pertes de main-d'œuvre, des réclamations au titre de la garantie, voire des blessures. Le responsable des achats doit avoir une métrique de qualité fournisseur pour s'assurer que les fournisseurs choisis respectent les normes. La métrique doit saisir le nombre de produits défectueux reçus du fournisseur sous forme de pourcentage du total des produits reçus. Un objectif devrait être établi avec chaque fournisseur. Les chiffres devraient s'améliorer chaque année.
Disponibilité du matériel
Deux aspects de la disponibilité des matériaux méritent d’être mesurés. Le premier porte sur le nombre de pénuries matérielles. Il est nécessaire de mesurer cela pour comprendre si le responsable des achats commande des quantités appropriées de matériel au bon moment. Sinon, le responsable des achats devra intervenir. Si une épicerie tombe à court d'un produit et que celui-ci dure deux heures tous les cinq ans, il ne suscitera pas l'attention voulue s'il devait durer trois jours et se produire toutes les deux semaines.
Le deuxième aspect est la fiabilité des livraisons des fournisseurs. Ceci est mesuré en comparant les livraisons des fournisseurs aux commandes d'achat. Si le fournisseur envoie la bonne quantité à temps, la commande est considérée comme "parfaite". Si la quantité ou la date de livraison ne correspond pas à la commande, cela sera considéré comme un "échec". Tout comme pour la qualité, les objectifs doivent atteindre les objectifs de l'entreprise et montrer une amélioration continue.
Investissement d'inventaire
Même si un agent d’achat a la responsabilité de s’assurer que des fournitures adéquates sont sous la main, il est important qu’il soit également tenu responsable de la faiblesse des stocks. Peu de sociétés disposent de ressources illimitées pour investir dans les stocks. Ainsi, le responsable des achats doit s'assurer que la valeur totale des stocks est maintenue dans les limites. La mesure la plus courante de l'efficacité des stocks est la rotation des stocks. La rotation des stocks mesure le nombre de fois où les stocks sont complètement retournés au cours d’une année donnée. Par exemple, il existe un produit qu'une entreprise utilise 12 000 unités par an. Pour ce même produit, il y a eu 1 000 unités en stock à un moment donné. Le nombre de tours d'inventaire calculé pour cet article serait de 12 (12 000 divisé par 1 000). Un taux de rotation de 12 indique que les stocks sont redistribués une fois par mois ou 12 fois par an. Plus le taux de virage est élevé, plus l'inventaire est efficace.
Prix
Lors de l’achat, la différence entre le coût standard associé à un article et le prix effectivement payé est appelée variance du prix d’achat, ou PPV. Le VPP est un outil commun mesurable permettant aux agents d’achat de comprendre dans quelle mesure il est performant ou médiocre par rapport aux normes de coût. Pour générer un PPV favorable, un agent d'achat engagera les fournisseurs pour éliminer les coûts de la chaîne d'approvisionnement. Un exemple pourrait être dans le cas où un agent acheteur réduit le prix en achetant dans un lot plus grand ou si l'agent acheteur était en mesure de localiser une source alternative capable de fournir à un prix plus avantageux.
