Dans le monde des affaires, un certain nombre de dépenses diverses peuvent être effectuées quotidiennement. Au lieu d'émettre un ordre d'achat pour acheter ces articles, de nombreuses entreprises utilisent un fonds de petite caisse. Un fonds de petite caisse est une somme d'argent qu'une entreprise utilise pour faire de petits achats divers.
Transaction de petite caisse
Une transaction de petite caisse est une transaction dans laquelle un employé ou un propriétaire d’entreprise retire de l’argent du fonds de la petite caisse dans le but d’acheter quelque chose pour l’entreprise. Lorsqu'un particulier retire de l'argent de la petite caisse, il le note dans le grand livre de la petite caisse. L'achat peut alors être effectué pour l'entreprise et tout argent restant peut être rapporté au fonds de la petite caisse. Les fonds de petite caisse sont souvent créés par un propriétaire d’entreprise qui écrit simplement un chèque d’affaires pour encaisser.
Achats de petite caisse
L'argent d'une petite caisse peut être utilisé à plusieurs fins dans les activités courantes d'une entreprise. Par exemple, la plupart des entreprises doivent acheter au hasard des fournitures telles que des timbres-poste, des enveloppes, du papier ou des stylos. Certains bureaux utilisent l’argent de petite caisse pour payer des déjeuners de bureau, des frais de stationnement ou d’autres dépenses occasionnelles tout au long de la journée. Le propriétaire de l'entreprise ou le responsable du département définit généralement les normes d'utilisation de l'argent.
Suivi de la petite caisse
Avoir un montant d'argent disponible pour les employés nécessite une surveillance pour s'assurer que le fonds n'est pas utilisé à mauvais escient. Généralement, un dépositaire est chargé du fonds de petite caisse. Ensuite, lorsque quelqu'un souhaite utiliser une partie de l'argent, il doit remplir un bon ou un autre formulaire demandant le décaissement. Après avoir effectué l’achat, le particulier doit également renvoyer le reçu de la transaction au dépositaire du fonds de la petite caisse. De cette façon, le dépositaire peut savoir exactement où va tout l'argent.
Objectif
La création d’un fonds de petite caisse a pour objectif principal d’économiser du temps et des efforts. Sans fonds de petite caisse, la personne en charge de la rédaction des chèques d'entreprise devrait en fin de compte rédiger de nombreux chèques au cours de ses opérations. Au lieu de le faire, la personne peut écrire un chèque pour encaisser périodiquement, puis permettre au dépositaire de surveiller ce montant en espèces. Il réduit la quantité de travail nécessaire et entraîne moins de transactions.
