Chaque entreprise doit avoir des politiques et procédures écrites qui documentent ce que l'on attend des employés et ce qu'ils peuvent attendre de l'entreprise. Parfois appelés manuel de l’employé, ces documents fournissent des directives claires concernant les lois en vigueur, la rémunération des employés et la manière dont l’entreprise conduit ses affaires.
Une fonction
L'un des objectifs d'un manuel de procédures et de politique du personnel est de répondre aux exigences légales telles que l'égalité d'accès à l'emploi. En répondant à différentes exigences légales, le manuel offre une protection à la fois à l'entreprise et à ses employés. En tant que manuel, ces politiques et procédures relatives au personnel jettent les bases de la formation des employés.
Les faits
Une politique efficace du personnel et un manuel de procédures devraient comporter des directives écrites couvrant les sections suivantes: responsabilités de chaque rôle dans l'entreprise, avantages sociaux des employés, congés de maladie, vacances, heures, périodes de paie, discipline, processus de promotion et gestion des problèmes de performance. Le manuel devrait également traiter de la législation du travail et de la manière dont l'entreprise gère le harcèlement, la discrimination et la toxicomanie sur le lieu de travail. Une politique de règlement des griefs devrait également être ajoutée afin que les employés et les employeurs comprennent comment les problèmes sont résolus.
Effets
En décrivant les règles et les croyances de l'entreprise dans un manuel, tout le monde sait ce que l'on attend d'eux. Ceci fournit une base pour la cohérence sur le lieu de travail. Comme le fait remarquer la National Restaurant Association dans son guide de création du manuel de l'employé, "Plus vous laissez au jugement de vos employés, moins ils auront de chances de faire les choses comme vous le souhaitez." Une fois écrite, une politique et un guide de procédures amélioreront la confiance des employés dans l'entreprise et le moral général du lieu de travail.
Avantages
Les avantages des stratégies et procédures relatives au personnel vont au-delà des conséquences directes pour les employés. À mesure que la satisfaction des employés augmente, la satisfaction de la clientèle augmente également. Lorsque tous les employés travaillent selon les mêmes principes, le service à la clientèle est homogène. Lorsqu'un client peut s'attendre à un certain niveau de performance ou de qualité de produit de la part d'un employé de l'entreprise, cela a un impact positif sur la marque, la réputation et les résultats financiers de l'entreprise.
Considérations
Pour être efficaces, toutes les politiques et procédures décrites dans le manuel doivent être suivies. Le manque d'adhésion aura un effet négatif sur la satisfaction des employés et peut avoir des conséquences juridiques. De même, la procédure de règlement des griefs devrait être suivie étape par étape afin de protéger les intérêts de tous les employés impliqués. Si les politiques et les procédures doivent être mises à jour pendant l'emploi, assurez-vous que tous les employés en reçoivent une copie et qu'ils signent un formulaire d'accusé de réception. Enfin, assurez-vous que les modifications que vous souhaitez apporter aux politiques et procédures relatives au personnel sont examinées par un avocat. Dans certains cas, les politiques et procédures peuvent être considérées comme des contrats implicites et peuvent affecter la capacité d'une entreprise à licencier un employé.
