Dans «Tenue des livres: La septième édition, Tenue de comptabilité et comptabilité de base pour une petite entreprise performante», Linda Pinson définit les comptes fournisseurs comme les dettes contractées par une société vis-à-vis de créanciers pour des biens achetés ou des services rendus. Les sociétés attribuent les paiements aux membres. de son équipe comptable ou d’une équipe dédiée aux comptes fournisseurs, qui utilise des procédures standard de traitement qui minimisent les frais généraux tout en optimisant les relations avec les fournisseurs.
Importance
Les fraudes, les détournements de fonds et les erreurs de traitement peuvent avoir des conséquences désastreuses pour une entreprise. Il est essentiel de mettre en œuvre des procédures de contrôle pour atténuer ce risque. Parmi les contrôles courants et efficaces, citons: la séparation des tâches pour atténuer le risque de détournement de fonds; des fonctions d'achat formelles et des directives pour réduire le risque de détournement de fonds, de factures frauduleuses et d'erreurs; seuils du montant en dollars du deuxième signataire pour atténuer le risque de détournement de fonds et d’erreurs; et validation systématique du numéro de facture afin de réduire le risque d'erreur de paiement en double.
Vendeurs
Les créanciers sont ajoutés à la base de données de la société en tant que fournisseurs. Cette tâche est généralement confiée à un commis aux comptes fournisseurs ou aux finances qui n’a pas la capacité de générer des paiements.
Pour que les paiements soient générés rapidement, les fournisseurs sont encouragés à collaborer avec l'équipe des comptes fournisseurs pour résoudre les problèmes de facturation. Contacter les acheteurs ou le service des commandes retardera la localisation ou la résolution des factures impayées ou partiellement payées.
Une fonction
Les fournisseurs sont invités à envoyer leurs factures directement au service des comptes fournisseurs. La facture est horodatée et l'horloge de traitement commence. Si une commande d'achat a été générée pour acquérir des biens ou des services, la facture est associée au bon de commande et à la preuve de réception. Mary S. Schaeffer discute de ce processus de «correspondance à trois» dans le livre «Comptes fournisseurs: un guide pour gérer un service efficace».
Si l'achat a été effectué sans bon de commande, celui-ci doit respecter les directives établies par l'entreprise. Si les directives sont respectées, la facture est transmise au service des commandes pour approbation et codage approprié.
Procédures de décaissement
L'analyste des comptes fournisseurs est autorisé à générer des paiements. L'analyste travaille avec diligence pour traiter les factures rapidement afin de s'assurer qu'elles sont rapidement réglées et que les remises sont prises dans la mesure du possible. Ces deux objectifs offrent la possibilité de contrôler les frais généraux. Ceci est particulièrement important lorsque les agences gouvernementales sont pénalisées pour retard de paiement.
Les paiements électroniques sont un autre outil d'économie de coûts. Cela réduit le coût des chèques papier et minimise la fraude et le détournement de fonds. S'il est nécessaire d'émettre un paiement partiel ou de refuser le paiement, l'analyste des comptes fournisseurs documente et explique les circonstances.
Audit interne
L’analyste des comptes fournisseurs s’assure que les paiements sont effectués conformément à la politique de la société. L’équipe de vérification interne de la société examinera de manière sélective les résultats du travail de l’analyste en demandant la documentation d’un groupe restreint de factures. L'auditeur examine la documentation pour s'assurer que les procédures de contrôle étaient en place et correctement suivies. Des procédures de contrôle insuffisantes entraînent des pertes inattendues. Un délai et des coûts supplémentaires sont nécessaires pour récupérer ces pertes.
