Les réunions d’affaires nécessitent un emploi du temps, de l’organisation, du leadership, la tenue des dossiers et un suivi. Le déroulement de votre projet dépendra de la prise de décision et des actions découlant de la collaboration rendue possible par la réunion.
Articles dont vous aurez besoin
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Ordre du jour
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Salle de réunion
Rédiger l'ordre du jour de la réunion. L'ordre du jour décrit toutes les questions nécessitant une discussion afin que les décisions nécessaires à la réalisation de votre projet ou de vos objectifs soient prises. Répertoriez tous les problèmes connus dans un format de plan concis avec des points de balle. Une fois que vous aurez rédigé l'ordre du jour, vous connaîtrez les problèmes et vous saurez ensuite qui doit assister à la réunion.
Envoyez un e-mail en masse ou téléphonez à toutes les personnes qui doivent assister à la réunion et demandez leur disponibilité avec les dates et heures sur une période d'une semaine si vous avez plusieurs participants. Cela seul peut être un défi de taille compte tenu des horaires chargés. Une fois que vous avez la disponibilité de tout le monde, référencez les horaires pour une date et une heure disponibles. Prévoyez suffisamment de temps pour tenir la réunion et envoyez à tous les participants un avis indiquant la date, l'heure de début, l'heure de fin et le lieu de la réunion, ainsi qu'une copie de l'ordre du jour.
Lors de la préparation de la réunion, distribuez des copies de l’ordre du jour à tous les participants, ainsi que tout document faisant l’objet de la discussion. Les tableaux d'affichage et les présentations PowerPoint doivent être prêts pour l'affichage avec des chevalets et tous les projecteurs, ordinateurs portables et écrans nécessaires. En outre, l'organisateur de la réunion doit être prêt à diriger la réunion et un responsable de la tenue des registres doit assister à la réunion pour prendre des notes.
L'organisateur / responsable de la réunion doit garder la discussion sur la bonne voie. La discussion mènera inévitablement à des problèmes tangentiels et à une discussion hors sujet, le responsable doit donc s'assurer que la discussion reviendra éventuellement aux points de l'ordre du jour. Le responsable doit également suivre l'heure et la discussion pour que tous les points de l'ordre du jour soient abordés. Le responsable doit fournir une brève description des points à l’ordre du jour pour lancer la discussion, ainsi que poser des questions ou demander l’avis des participants pour obtenir les informations nécessaires. Le responsable doit conclure chaque action avec la personne responsable de l'achèvement de l'item et un calendrier estimé pour l'achèvement.
Une fois que tous les points de l’ordre du jour sont terminés, le groupe doit prévoir une réunion de suivi si nécessaire ou des réunions se déroulant régulièrement les jours et heures convenus.
Le responsable de l’enregistrement doit compiler ses notes dans un compte rendu de la réunion organisé en format hiérarchique. Le projet de procès-verbal doit ensuite être envoyé aux participants à la réunion pour solliciter des commentaires, des corrections ou des modifications. Le compte rendu final de la réunion doit ensuite être distribué aux participants et utilisé pour les actions de suivi et comme base pour l'ordre du jour de la réunion suivante si nécessaire.
