Communiquer une tâche supplémentaire via un mémo interne à l'entreprise est un bon moyen d'établir la responsabilité et de vous assurer que votre employé comprend les nouvelles tâches. Comme vous le feriez avec tout autre mémo professionnel, résumez-le simplement en n'incluant que le nombre d'informations nécessaires pour que l'employé comprenne les instructions.
Format mémo
Écrivez un titre clair et descriptif. Si vous envoyez le mémo par courrier électronique, entrez également le titre dans le champ Objet, identifiez le courrier électronique avec un drapeau de haute importance et incluez un accusé de lecture. Bien que vous devriez généralement suivre un format de mémo typique en incluant un en-tête, les instructions d'ouverture, les segments de tâches et les sections de clôture, de discussion et de résumé ne sont généralement pas nécessaires. Dans le segment de tâche, utilisez une liste numérique ou des puces pour identifier et mettre en évidence des tâches nouvelles ou supplémentaires.
Contenu informatif
Les segments d'ouverture et de tâche sont les sections les plus importantes de ce type de mémo. Fournissez les informations de base nécessaires dans la section d'ouverture. Par exemple, indiquez à l'employé pourquoi vous attribuez des tâches supplémentaires et quand ces nouvelles tâches commenceront. Fournissez les dates et heures des réunions pouvant avoir lieu avant que l'employé n'assume de nouvelles tâches. Si nécessaire, fournissez un point de contact auquel l'employé peut faire référence pour des questions. Définissez chaque tâche supplémentaire - clairement et intégralement - dans le segment de tâche. Fermez le mémo avec un bref merci et une démonstration sincère de votre soutien.
