Vous pouvez augmenter vos chances d'obtenir le matériel, les logiciels, les fournitures, le personnel ou les autres ressources dont vous avez besoin si vous vous concentrez sur leurs avantages pour votre entreprise, plutôt que pour vous-même ou votre service. Déterminer comment les ressources nécessaires aideront à réduire les coûts ou à augmenter les profits vous aidera à argumenter de manière convaincante chaque fois que vous demanderez de l'aide.
Trouvez votre piste
La phrase principale est l'ouverture qui dit au lecteur pourquoi la lettre est importante. Décidez de la déclaration principale que vous souhaitez faire pour justifier votre demande de ressources supplémentaires et utilisez-la pour commencer votre lettre. Cela pourrait être une affirmation générale, par exemple en affirmant que les ressources demandées contribueront à augmenter les ventes ou à réduire les coûts. Vous fournissez ensuite un soutien pour votre demande dans le corps de la lettre.
Par exemple, si vous demandez un nouveau logiciel pour un service de comptabilité, vous pouvez commencer votre lettre par: «J'aimerais demander deux licences de logiciel ABC pour le service de comptabilité, ce qui aidera l'entreprise à réduire le nombre de commandes perdues et à augmenter le nombre de commandes perdues. les revenus de la société. »Vous expliqueriez ensuite que le logiciel vous permettra de traiter et d’approuver les comptes de nouveaux clients plus rapidement, d’accélérer les envois de commandes et d’aider à recouvrer les créances plus rapidement.
Obtenir de l'aide
Rédigez une liste des personnes qui bénéficieront de votre demande autres que celles qui utiliseront directement les ressources. Par exemple, si vous demandez des ressources qui vous aideront à effectuer des contrôles de crédit plus rapides sur des clients potentiels, cela aidera votre service commercial à éviter de perdre des clients qui continuent à acheter un autre fournisseur en attendant l'approbation. Contactez le service des ventes et demandez-leur la permission d'utiliser leur approbation de votre demande. Recherchez les problèmes que vos nouvelles ressources vont résoudre et trouvez des personnes affectées par ces problèmes.
Run The Numbers
Rédigez une liste des moyens par lesquels votre demande permettra à l'entreprise d'économiser de l'argent ou d'augmenter les ventes. Même si vous demandez des ressources pour quelque chose qui présente un avantage apparemment immatériel, vous pourrez peut-être tout de même trouver des avantages financiers. Par exemple, si vous souhaitez des ressources pour créer un programme de bien-être pour les employés, rencontrez votre service des ressources humaines pour déterminer les coûts pour l'entreprise liés à l'absentéisme, aux réclamations d'assurance-maladie, au roulement du personnel, aux demandes d'indemnisation des travailleurs et aux autres pertes de productivité qu'un programme de bien-être pourrait réduire. ou atténuer.
Liste des avantages qualitatifs
Certains des avantages que vos ressources demandées fourniront pourraient ne pas être facilement quantifiables, mais vos supérieurs pourront toujours voir comment ils pourraient affecter positivement la société.Parmi ces avantages, on peut citer l’amélioration du moral des employés, la diminution du roulement du personnel, la satisfaction accrue de la clientèle, la diminution des retours client, ainsi que l’amélioration de la productivité et de l’efficacité.
Afficher le rapport coût / bénéfice
Si possible, terminez votre lettre en indiquant le rapport coûts / avantages de votre demande. Énumérez tous les coûts associés à votre demande, puis indiquez les avantages quantitatifs et qualitatifs que vous accordera l’octroi des ressources demandées. Écrivez votre lettre en utilisant le «Dites-leur ce que vous allez leur dire. Dis leur. Dites-leur ce que vous leur avez dit », en commençant par une piste forte, en la soutenant dans le corps de la lettre et en terminant par une récapitulation.
