Dans certaines circonstances, les procès-verbaux des réunions d’une organisation constituent un document juridique qui ne peut être modifié sans le vote du conseil d’administration. Une modification incorrecte des procès-verbaux peut entraîner l'annulation ou l'annulation de votes, contrats, embauches et autres actions prises au cours de la réunion. Utilisez une procédure simple pour vous assurer de modifier votre procès-verbal correctement.
Déterminez si les procès-verbaux ont déjà été officiellement approuvés par un vote du conseil d'administration ou s'ils n'ont été soumis qu'à un président ou à un comité exécutif. Les projets de procès-verbaux qui n'ont pas été votés par un conseil peuvent être modifiés sans vote du conseil.
Si les modifications suggérées sont apportées à une ou plusieurs personnes qui passent en revue les minutes qui précèdent, remettez-les en plénière, suggérez les modifications que vous souhaitez. Comparez le libellé final suggéré au procès-verbal soumis à l’origine. Expliquez la raison des changements. Si tout le monde est d'accord, demandez à une secrétaire de modifier le procès-verbal soumis à l'origine et non approuvé.
Si les modifications suggérées sont apportées aux procès-verbaux non encore approuvés par le conseil et lors d'une réunion du conseil, utilisez la procédure suivante:
Demandez au président de proposer une motion pour approuver le procès-verbal de la réunion. Attendez que la motion soit appuyée. Demandez au président d’ouvrir la question à la discussion. Demandez à la personne qui suggère l’amendement de présenter la raison de ces changements. Après discussion, demandez à la personne qui propose les modifications de proposer une motion visant à modifier le procès-verbal et à préciser le libellé des suggestions. Attendez que la motion soit appuyée. Demandez au président de clore la discussion et de mettre aux voix la question ou de voter. Enregistrez le vote, y compris les noms des partisans favorables, opposés et s'abstenant.
Si les modifications suggérées sont apportées à des procès-verbaux préalablement approuvés par le conseil, suivez la même procédure pour modifier les procès-verbaux qui sont soumis pour la première fois à l’approbation du conseil.
Demandez à la secrétaire d’enregistrement ou à la personne qui rédige un procès-verbal lors de la réunion de faire les changements dans le procès-verbal. En haut du document contenant la date à laquelle le procès-verbal a été initialement rédigé, notez qu'il s'agit désormais d'un procès-verbal modifié. Indiquez la date des modifications et le nom de la personne qui modifie le procès-verbal.
