Qu'est-ce qu'un bon de commande?
Un bon de commande est un moyen pour les entreprises et les entreprises de commander des biens et des services. Parfois, un bon de commande est appelé une demande d’achat ou simplement une demande d’achat. Le bon de commande est un document écrit entre l'acheteur et le vendeur détaillant les articles, services et autres informations nécessaires concernant les biens et services que l'acheteur a l'intention d'acheter auprès du vendeur.
Qui émet un bon de commande?
Les commandes sont initiées par l’acheteur et se présentent généralement sur des formulaires préimprimés et numérotés de manière unique. En fonction de la taille de l'entreprise, une personne peut être chargée de lancer des commandes d'achat, telle qu'un agent d'achat. Ou plusieurs personnes au sein d'un service des achats peuvent partager la tâche de commander des biens et des services.
Quelle information se trouve sur un bon de commande?
Les informations fournies sur un bon de commande peuvent différer d’une entreprise à l’autre, en fonction du type de biens ou de services requis. Cependant, la plupart des commandes d'achat contiennent des détails sur les biens et / ou services commandés. Ces informations peuvent être aussi détaillées que souhaité par l'acheteur. L'élément le plus important concernant une commande d'achat est le numéro unique de la commande d'achat. Ce numéro sera utilisé pour suivre les achats, les commandes en suspens, les envois reçus et les comptes fournisseurs. Les autres détails inclus dans un bon de commande sont les suivants: description des pièces ou de la main-d'œuvre, numéros de pièce, quantité achetée, coût unitaire, coût total, conditions de paiement, méthodes de livraison, dates de livraison, conditions d'expédition, adresses de livraison, remises offertes et peut inclure des informations de contact en cas de doute sur la commande.
Que se passe-t-il lorsqu'un bon de commande est reçu?
La technologie actuelle permet d'envoyer des commandes via le service postal, le courrier électronique, le fax et le téléphone. Lorsqu'un distributeur de biens ou de services reçoit un bon de commande, les mesures nécessaires sont prises pour remplir la commande. Lorsque la commande est expédiée, un formulaire d’emballage est généralement inclus avec la livraison, faisant référence au bon de commande afin que, lors de la réception des marchandises, la commande puisse être marquée comme terminée. Une fois la commande remplie et expédiée (ou exécutée, si de la main-d'œuvre est impliquée), une facture demandant le paiement sera envoyée par le vendeur à l'acheteur. La facture fera également référence au numéro de commande. Dès réception de la facture, les comptes fournisseurs peuvent vérifier et comparer la facture au bon de commande. La dernière étape est le paiement de la facture par l'acheteur pour les biens et services reçus.
