Les tâches du comptable pour une garderie ne diffèrent pas totalement de celles d'un comptable pour toute autre entreprise basée sur les services, mais les responsabilités sont considérablement plus grandes. Étant donné que les garderies sont tenues de remettre aux parents des enfants les recettes annuelles totales aux fins de l’impôt, il faut veiller à enregistrer les transactions avec précision.
Obligations liées à l'impôt
En raison de la nature unique du secteur des services de garde, en particulier lorsque les parents déduisent le montant qu’ils versent pour la garde de leurs impôts à la fin de l’année, le comptable doit corriger les montants versés par chaque client. Si le service de garde offre des services de garde avant et après les heures de classe, vous devez tenir un registre de tous les montants payés pour ce service et envoyer les reçus.
Obligations salariales
Lorsqu'ils remplissent les formulaires de paie, les commis de comptabilité utilisent le logiciel de comptabilité fourni ou les tables de taxes trouvées sur les sites Web de l'IRS et de l'État. Le commis comptable devra utiliser le service électronique des contribuables fédéraux et effectuer pour chaque période de paie un paiement de 941 (ceci concerne les contributions de l'entreprise à la sécurité sociale, à l'assurance-maladie et à la retenue à la source, ainsi que les contributions de l'employé.) Le comptable utilise le site., www.eftps.com et entrez le numéro EIN et le code PIN de l’entreprise.
Tous les trimestres, une tenue de livre devra fournir un formulaire 941 et l'envoyer à l'IRS. Le formulaire 941 représente le total des 941 paiements effectués à chaque période de paie et doit être signé et posté tous les trimestres. Le comptable doit également effectuer les paiements calculés à partir du logiciel de comptabilité et envoyer la taxe fédérale de chômage (FUTA) tous les trimestres. En plus de ces exigences, le comptable doit également remplir chaque trimestre le formulaire relatif à la taxe de chômage de l'État. (SUTA).
Obligations au jour le jour
Un commis aux comptes dans une garderie doit garder trace de tous les comptes clients pour s’assurer que tous les clients paient à temps et tous les comptes fournisseurs pour s’assurer que le bâtiment, les services publics et les autres factures mensuelles sont payés à temps. Chaque mois, les comptes bancaires et de carte de crédit doivent être rapprochés en comparant les relevés de banque et de carte de crédit avec le logiciel de comptabilité et en s'assurant que les relevés de banque / carte de crédit concordent avec le logiciel de comptabilité.
Les chèques annulés, les copies des factures des fournisseurs et les reçus des dépenses sont archivés sur une base hebdomadaire afin de garantir que toutes les copies papier sont disponibles pour l'inspection et la vérification.
Exigences légales
Le comptable effectuera une analyse du revenu par enfant en tenant compte des ratios légaux entre enfants et enseignants. Les ratios varieront dans chaque État en fonction de la loi de l'État. Le commis aux comptes doit utiliser ces informations pour élaborer un plan d’embauche d’enseignants supplémentaires ou pour effectuer une analyse des coûts par salle de classe.
Obligations financières
Les tâches supplémentaires incluent la collecte de tous les chèques et les paiements en espèces, leur enregistrement en tant que comptes clients et la rédaction des bordereaux de dépôt pour le propriétaire de la garderie, qui vérifiera tous les totaux pour les remettre à la banque. Les reçus des paiements effectués seront imprimés et remis à chaque client sur une base mensuelle.
L'impression de rapports financiers mensuels, y compris le compte de résultat, le bilan et les prévisions de trésorerie, la tenue des registres du fonds de petite caisse et la conservation des reçus pour le remboursement de toutes les dépenses payées font également partie du travail.
