Des écritures d'ajustement sont souvent nécessaires à la fin d'une période comptable pour ajuster les soldes des comptes du grand livre général de l'entreprise. Ces écritures, appelées AJE (écritures de journal d’ajustement), sont d’abord enregistrées dans le journal d’ajustement et permettent de mettre à jour des comptes tels que l’amortissement, les stocks, les passifs, les soldes des prêts et les régularisations afin que les états financiers reflètent avec exactitude la situation financière de la société. Les AJE peuvent également être utilisés pour corriger les erreurs lors de l’enregistrement des transactions initiales. Chaque AJE implique au moins une entrée de débit et au moins une entrée de crédit, accompagnée d'une explication écrite de l'objectif de l'EJE.
Comptabiliser l’amortissement et la charge d’amortissement de la période. Les calendriers d'amortissement suivent la partie utilisée de la durée de vie utile des immobilisations, tels que les immobilisations corporelles. Les calendriers d'amortissement suivent la partie utilisée de la durée de vie utile des actifs incorporels, tels que les coûts de démarrage, les brevets, les points de prêt et les droits d'auteur. Effectuez ces AJE en comptabilisant un débit dans les comptes d’amortissement et un crédit dans le compte d’amortissement cumulé ou le compte d’amortissement cumulé. Ecrivez une explication sous chacune de ces transactions dans le journal d'ajustement, par exemple, "Pour enregistrer la charge d'amortissement (ou d'amortissement) pour l'année se terminant le 12/31 / 20XX."
Ajustez les comptes de stocks en créditant le montant utilisé dans la production au cours de la période sur le compte de stocks et en débitant un montant équivalent au compte du coût des biens vendus. Écrivez une explication sous l'entrée dans le journal d'ajustement, par exemple, "Pour enregistrer l'inventaire utilisé pour l'année se terminant le 12/31 / 20XX." Il peut y avoir plusieurs comptes d’inventaire si chaque article fait l’objet d’un suivi séparé, ce qui nécessite une entrée dans chacun des comptes d’inventaire. Assurez-vous simplement que le total des crédits sur ces comptes est égal au total des débits au coût des produits vendus.
Mettez à jour le solde des emprunts en adaptant les JA aux comptes d’emprunts à court et à long terme et aux comptes d’emprunts. Le solde des emprunts à court terme correspond aux montants à payer ou à recevoir dans l’année. Les soldes à long terme sont les montants à payer ou à recevoir sur des périodes de plus d'un an. Ces soldes étant généralement ajustés à la fin de l’exercice, les montants dus au cours de l’exercice suivant sont séparés du reste des emprunts. Débitez les montants des prêts à long terme pour des montants égaux aux paiements de l’exercice suivant et créditez-les à des comptes de prêts à court terme. Rédigez une explication telle que "Ajuster les soldes des emprunts à court terme / à long terme (à payer ou à recevoir) pour l’exercice se terminant le 12/31 / 20XX."
Accumuler les montants dus et à recevoir à la fin d'une période qui sera payée ou reçue au cours de la période suivante en les enregistrant avec des écritures de journal d'ajustement. Par exemple, si les employés ont gagné un salaire pendant une période mais ne seront pas payés avant la période suivante, enregistrez le passif de la masse salariale en créditant les salaires à payer et en débitant les charges salariales. Les ventes réalisées au cours de la période en cours pour lesquelles les clients paieront au cours de la période suivante nécessitent un débit des comptes clients et un crédit aux ventes. Les dépenses engagées au cours de la période en cours que la société paiera au cours de la prochaine période nécessitent un crédit pour les dépenses courues et un débit sur un compte de charges approprié. Ecrivez une explication telle que "Pour accumuler les salaires gagnés au 31/12/20XX, payables au 31/01/20XX".
Corrigez les erreurs dans les écritures avec des entités de recouvrement afin d’assurer la transparence de la comptabilité de la période. Il est possible avec certains logiciels de comptabilité de simplement revenir à l'entrée d'origine et de corriger l'erreur, mais l'utilisation d'EJE pour ces corrections reconnaît qu'une erreur honnête a été commise, reconnue et corrigée. Modifier les entrées d'origine après leur création peut faire craindre que quelqu'un tente de dissimuler des erreurs ou même des activités illégales.
Conseils
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Effectuez les écritures d’ajustement du journal à la fin de chaque période. Des états financiers seront préparés. Il peut s’agir d’états financiers mensuels ou trimestriels (états financiers intermédiaires) ou annuels. Les explications relatives aux états financiers intermédiaires incluent la période pour laquelle les ajustements sont effectués, telles que ".. Pour le mois se terminant le 31 janvier 20XX" ou "… Pour le trimestre se terminant le 31 mars 20XX". L'explication doit être suffisamment claire pour que vous n'ayez aucune difficulté à vous rappeler pourquoi les entrées ont été faites lorsque vous les regarderez plus tard.
Attention
Lorsque vous saisissez ces écritures d’ajustement dans le journal des ajustements, n'oubliez pas de les enregistrer également dans les comptes appropriés du grand livre. La plupart des logiciels de comptabilité, tels que QuickBooks, enregistrent automatiquement ces écritures dans le grand livre lorsque vous les saisissez dans le journal des ajustements.
