Les réunions de niveau hiérarchique créent un environnement permettant aux cadres supérieurs de rencontrer un employé sans l'interaction du superviseur direct de l'employé. Les réunions au niveau des passages offrent de nombreux avantages. Les gestionnaires peuvent voir comment les employés s'intègrent au sein de leurs services et de l'ensemble de l'organisation. L'exclusion des superviseurs directs permet à la direction de faire des observations impartiales sur les employés. Les gestionnaires préparent une série de questions à poser aux employés et prennent note de leurs réponses. Selon le déroulement de la réunion, les responsables peuvent faire des suggestions aux employés pour améliorer la production de travail et résoudre les problèmes éventuels.
Planifiez votre réunion. Décidez combien de temps vos réunions dureront et quelles questions vous envisagez de poser. Choisissez les horaires pour votre réunion. Si votre organisation est grande, vous aurez peut-être plus de mal à programmer des réunions.
Envoyez des invitations à tous les employés que vous comptez rencontrer. Envoyez une copie de l'invitation par courrier électronique à chaque employé et demandez-lui de confirmer sa présence. Vous pouvez également envoyer un e-mail au superviseur direct de l'employé pour l'informer de la réunion.
Diriger les réunions. Lors des réunions, déterminez quels sont les objectifs de vos employés, quels problèmes ils peuvent avoir et leurs intérêts en dehors du travail. Le but de la réunion est de donner une idée de la manière dont les employés s’intègrent à l’équipe et de comprendre les tâches quotidiennes des employés. Vous devez également enregistrer la réunion avec un périphérique d'enregistrement audio ou vidéo pour analyser les informations des réunions à une date ultérieure.
Donnez aux employés un formulaire de retour anonyme à la fin de la réunion. Les employés peuvent se sentir intimidés lors de réunions de niveau hiérarchique. La mise en œuvre d'un formulaire de commentaire anonyme renforcera la confiance entre la direction et les employés en leur faisant savoir que leurs opinions sont précieuses.
Envoyez des emails de remerciement à tous les employés que vous avez rencontrés. Incluez dans le courriel vos brèves réflexions sur la réunion. Informez les employés que vous les contacterez sous peu pour discuter de vos réflexions en profondeur concernant la réunion et pour proposer des suggestions et les modifications nécessaires.
Passez en revue les informations que vous avez collectées lors des réunions. Écoutez les réunions enregistrées et rassemblez des informations importantes. Analysez les informations pour voir quelles améliorations apporter et quelles critiques constructives vous pouvez donner aux employés.
Créez un plan d'action basé sur ce que vous avez observé lors de la réunion et ce que vous avez recueilli à partir des commentaires recueillis. Les politiques de modification sont des ajustements dans les domaines de l’organisation qui doivent être améliorés. Suivi avec les employés après la mise en œuvre des plans d'action pour voir si des améliorations ont été apportées.
Conseils
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Planifiez soigneusement vos questions en recherchant les antécédents et les tâches de l’employé. Prendre le temps de préparer les questions donnera aux employés des réponses réfléchies que vous pourrez analyser plus tard.
Attention
Ne discutez pas de problèmes avec des employés que vous n'avez pas l'intention de corriger ni d'améliorer. Cela ne fera que créer de la méfiance.
