Kaizen est une philosophie d'entreprise japonaise qui s'articule autour du concept d'amélioration continue, le suivi des progrès d'une organisation par rapport à un objectif prédéfini. Bien que certains pratiquants de kaizen tels que Masaaki Imai aient présenté de manière spécifique l'application de cette philosophie, il n'y a pas de méthode étape par étape pour expliquer comment organiser une réunion de kaizen. La méthode kaizen met plutôt l'accent sur le rétablissement de la valeur de principes communs - travail d'équipe, communication, flexibilité, adaptabilité, effort et qualité. C’est à travers le processus de cette affirmation collective que l’on peut obtenir une production allégée.
Déterminez le but de la réunion. En kaizen, les réunions servent soit à la planification de projet, ce qui comprend la définition d'objectifs et la répartition des tâches, soit à l'examen de projet, au cours duquel les membres de l'équipe signalent les succès et les difficultés rencontrés à l'équipe.
Invitez toute l'équipe à la réunion. Ne pas omettre le personnel de la périphérie de participer; leur inclusion permet de garder tous vos collègues au courant.
Invitez les responsables de projets associés à assister à votre réunion pour favoriser un sentiment d'intégration horizontale et de communauté au sein de l'entreprise.
Bienvenue aux participants à la réunion. Fournissez des étiquettes de nom et des assignations de sièges si nécessaire. Assurez-vous de réserver un lieu qui optimise les interactions en face à face. Pour un petit groupe, une table ronde ou ovale est préférable.
Affichez les objectifs de la réunion dans un endroit bien en vue. Lisez les objectifs au groupe et répondez aux courtes questions nécessaires pour obtenir des éclaircissements.
Demandez au groupe de commenter l’objectif. Par exemple, un objectif hebdomadaire at-il été atteint ou dépassé? Donner aux participants de multiples moyens d’apporter leur contribution; les idées peuvent être partagées via un vote à main levée, des commentaires oraux, des déclarations écrites ou un tableau de réflexion commun.
Recueillez les données et transmettez-les au groupe. Ne pas omettre les commentaires négatifs ou surestimer le positif. Les commentaires négatifs peuvent être révélateurs et attirer l'attention sur les points à améliorer.
Fixer ou réaffirmer des objectifs à court terme. Notez les tâches et les sous-objectifs sur les fiches. Fournissez à chaque participant une carte de note informant chacun de ses objectifs et devoirs personnels.
Répondre aux préoccupations ou aux questions en suspens.
Conseils
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Orientez la discussion afin que toutes les préoccupations soient résolues, même si votre perspective en tant que chef de projet rend difficile la compréhension de la validité de ces préoccupations.
Un processus kaizen comprend quatre phases principales: la perception, le développement d’idées, la prise de décision et la mise en œuvre. Des réunions peuvent avoir lieu entre et dans l’une quelconque de ces expressions et peuvent être adaptées à l’un quelconque de ces processus. Par exemple, une réunion au début d'un projet peut être consacrée à l'examen des problèmes existants et à l'observation des effets de la culture d'entreprise.
