La comptabilité serait facile si vous réduisiez simplement les états financiers à quelques lignes: argent gagné ce mois-ci, argent dépensé, voici ce qui reste et voici la valeur de nos actifs. Simple, mais pas très informatif. Bien que certains principes comptables soient compliqués, la classification des comptes est fondamentale: En créant différents comptes pour différents types de dettes, de produits et d’actifs, la comptabilité fournit davantage d’informations sur la société. Cela rend les registres et les états financiers plus utiles pour les dirigeants, les investisseurs et les prêteurs.
Enregistrement en comptabilité
En comptabilité, chaque transaction, de l'achat de papier pour copieur à la vente d'un inventaire d'une valeur de 1 million de dollars, est inscrite dans le grand livre de l'entreprise. L'enregistrement en comptabilité a pour sens que l'enregistrement des transactions garde la précision des choses. La direction de la société peut voir quelle est la performance de la société et si elle gagne plus que ce qu'elle dépense. Les investisseurs et les prêteurs peuvent examiner les livres et les états financiers et décider s’ils peuvent faire confiance à la société.
La méthode la plus simple pour enregistrer les transactions consiste à les écrire dans un journal comptable en ajustant différentes classifications de compte en conséquence. Si, par exemple, un client qui vous doit 500 $ paie la facture, cela concerne deux classes, les comptes à recevoir (maintenant 500 $ de moins) et les espèces (500 $ de plus). La saisie de chaque transaction à mesure qu'elle survient prend du temps et augmente le risque d'erreur. Avec le logiciel de comptabilité, les comptables peuvent simplement enregistrer dans le logiciel lorsque l'entreprise reçoit une facture du fournisseur ou que les chèques de paie sont émis. Le logiciel débite ou crédite ensuite automatiquement les classifications de compte appropriées.
La classification des comptes rend la comptabilité plus compliquée, mais aussi plus informative et plus détaillée. À certains égards, cela simplifie la comptabilité par la suite. Supposons que vous ayez acheté une vaste bibliothèque de logiciels pour les ordinateurs de l'entreprise. Tous les logiciels sont des actifs immatériels fixes. Lorsque vous réclamez une dépréciation pour la perte de valeur du logiciel en raison de son âge, tous les logiciels devraient se déprécier à peu près au même taux. L'enregistrement de tous les programmes dans une classification d'actifs simplifie l'application de l'amortissement à l'ensemble de la classe.
Classification des comptes
La classification de vos comptes regroupe vos finances en différentes catégories dans vos grands livres et états financiers. Il divise vos enregistrements en plusieurs classifications générales.
- Comptes d'actifs: Cette liste comprend les biens et équipements de l'entreprise, qu'il s'agisse de terrains, de liquidités, de brevets, etc.
- Comptes de responsabilitéIl s'agit notamment des sommes que votre entreprise doit mais que vous n'avez pas encore payées, telles que les comptes fournisseurs, les hypothèques, les emprunts et autres factures impayées.
- Comptes de capital ou de capitaux propres: Il s’agit de la participation du propriétaire, du propriétaire ou des actionnaires dans l’entreprise. La mise augmente et diminue avec la valeur de l'actif et le montant de la dette.
- Comptes de retrait: Cela couvre les sommes prises par les propriétaires d’entreprise pour leur usage personnel. Il comprend le compte de tirages dans les sociétés de personnes et le compte de dividendes dans les sociétés.
- Comptes de revenus: Ceux-ci rapportent et suivent les revenus des ventes de biens ou de services. Ils comprennent également les produits hors exploitation tels que les revenus de prêts ou d’investissements.
- Compte de dépenses: Cela comprend les salaires, le loyer, les salaires, les fournitures et autres dépenses.
La classification des comptes peut aller beaucoup plus en détail. La classification des actifs, par exemple, répartit les comptes d'actifs en plusieurs sous-catégories:
- En espèces: Cela comprend les fonds en caisse, les comptes de dépôt et la petite caisse de la société.
- Créances Sauf si vous utilisez votre comptabilité strictement sur une base de caisse, vous déclarez de l'argent quand vous le gagnez, pas quand vous le recevez. Supposons que vous vendiez des stocks d’une valeur de 1 500 dollars à un client, mais que vous leur accordiez un délai de paiement de 30 jours. Vous déclarez les 1500 $ dès que vous les gagnez. Il est classé en résultat dans le compte de résultat et les comptes débiteurs (un actif) au bilan.
- Inventaire: Cette catégorie comprend les biens destinés à la vente, les produits partiellement finis et les matières premières.
- Immobilisations: Cette classification des actifs couvre les choses que vous achetez et qui ne peuvent pas être facilement converties pour encaisser de la même manière que les stocks. Les actifs sont détenus à long terme, contrairement aux fournitures de bureau, par exemple. Les exemples d’actifs immobilisés comprennent les ordinateurs, les voitures, les meubles, les bâtiments et les terrains.
La classification sépare également les actifs en catégories actuelles et à long terme. Les actifs courants sont ceux qui seront utilisés dans la prochaine année. Les actifs à long terme durent au-delà des 12 prochains mois. Les comptables classifient également les actifs corporels et incorporels séparément. Les actifs corporels comprennent des éléments physiques tels que des camions, des imprimantes 3D et des stocks. Les actifs incorporels sont des biens non physiques tels que les brevets, les droits d'auteur et le fonds de commerce des clients.
Classification et états financiers
Une autre signification de l'enregistrement en comptabilité est que les données enregistrées dans les grands livres deviennent finalement la base des états financiers. Les trois états financiers consolident les états financiers d'une entreprise de différentes manières et classent les comptes de différentes manières.
Le bilan comprend trois grandes classes comptables: les actifs, les passifs et les capitaux propres, qui représentent ce qui reste après la soustraction des passifs des actifs. La classification des comptes les divise généralement en plusieurs éléments, tels que les bénéfices non répartis, les débiteurs, les passifs à court terme et les passifs à long terme. Vous n'êtes pas obligé d'utiliser chaque classification d'actif ou de passif possible au bilan. Si, par exemple, votre entreprise n'a jamais eu d'actifs incorporels, vous n'avez pas besoin d'écrire "Actifs incorporels: 0 $" pour le signaler. En comparant les actifs et les passifs de l'entreprise, le bilan donne un aperçu de la santé financière de l'entreprise.
Le compte de résultat montre la rentabilité: combien de revenus l'entreprise génère-t-elle chaque mois? Les classifications du compte de résultat incluent les produits des ventes, le coût des produits vendus et les produits hors exploitation. Les produits hors exploitation peuvent être divisés en catégories telles que les intérêts, les loyers et les dividendes. Décomposer ainsi le classement des revenus permet de faire la distinction entre les revenus provenant de votre secteur d’activité et les revenus provenant de bons investissements. Quiconque envisage de verser de l'argent dans votre entreprise veut savoir si vos produits ou services rapportent de l'argent. Il est donc utile de distinguer ce revenu d'autres sources.
Les entreprises qui enregistrent uniquement des transactions en espèces n'ont pas besoin d'un état des flux de trésorerie. Les entreprises qui utilisent la comptabilité d’exercice en ont besoin car le compte de résultat enregistre les ventes et les achats, et non les paiements en espèces. Le suivi des flux de trésorerie entrants et sortants de la société indique si celle-ci dispose de suffisamment d’argent pour effectuer les remboursements de prêt ou couvrir la masse salariale. Si les rentrées de fonds sont nettement inférieures au revenu, il est possible que la société ne collecte pas correctement les comptes clients. La classification des flux de trésorerie comprend les flux de trésorerie liés aux investissements, les flux de trésorerie liés aux opérations et les flux de financement.
La classification des comptes dans les grands livres aide le service de comptabilité à créer les états financiers. Si la vente et l'achat d'actifs ont été correctement enregistrés, cela facilite la visualisation des classifications d'actifs que vous devez rapporter au bilan.
Le plan comptable est un élément clé de la conversion des grands livres en états financiers. Le graphique est une liste de tous les comptes utilisés dans le grand livre général, identifiant chaque compte par son numéro. Votre logiciel de comptabilité utilise le tableau pour identifier les comptes, tels que les produits, les actions ordinaires, la trésorerie et l’amortissement, qui doivent être inclus dans l’établissement du bilan.
Lorsque vous établissez le tableau pour vos comptes, configurez-le de manière à ne pas avoir à le modifier avant plusieurs années. Si, par exemple, vous ne possédez pas d'immeuble mais envisagez d'en acheter un l'année prochaine, cela vaut la peine d'inclure cette classe d'actifs dans le graphique. N'incluez pas les classes que vous n'avez pas l'intention d'utiliser. Si votre entreprise fournit des services et n’a pas d’inventaire, il ne sert à rien d’inclure une classification de l’inventaire dans le graphique, par exemple. Si vos comptes n'incluent que de petits montants, voyez si vous pouvez les transférer dans d'autres classes de comptes. Cela empêchera le tableau de devenir trop compliqué.
