Une proposition technique est l’une des tâches les plus importantes en rédaction commerciale ou technique. Une proposition bien rédigée peut garantir à votre organisation un nouveau client, un projet majeur ou une subvention pour la recherche ou d’autres activités. Pour de nombreuses organisations, des propositions techniques efficaces sont essentielles à leur succès continu.
Articles dont vous aurez besoin
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Demande de proposition (RFP)
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Logiciel de traitement de texte
Étudiez attentivement la demande de proposition ou la demande de propositions. De nombreuses organisations envoient des demandes de propositions lorsqu'elles souhaitent des propositions pour un produit ou un service. Les demandes de propositions contiennent des lignes directrices sur ce que les propositions devraient couvrir, ainsi que sur le moment et le destinataire de celles-ci. Une bonne proposition ne doit pas s'écarter des directives de la DP. Malheureusement, certains RFP peuvent être vagues, offrant peu de conseils. Cela est particulièrement problématique lorsque vous essayez de développer des estimations de coûts dans votre proposition. L'étape 4 offrira des suggestions pour faire face aux demandes de propositions vagues ou peu claires.
Planifiez votre proposition avant de l'écrire. Souvent, il est possible que vous ne sachiez pas plus sur le client ou la source de financement que ce qui se trouve dans la demande de propositions. Faites vos devoirs et découvrez tout ce que vous pouvez sur l’organisation et ses décideurs. Ensuite, passez un peu de temps à réfléchir aux besoins de l’organisation. Les propositions qui montrent peu ou pas la compréhension des besoins d'un client résultent souvent d'écrire trop tôt sans prendre le temps de penser au client.
Rédigez votre proposition. Des variables telles que la taille et la portée du projet, ainsi que le client potentiel qui recevra votre proposition, détermineront la longueur et le format. Dans certaines situations, une proposition plus courte semblable à un mémo est appropriée. D'autres situations, telles que des projets volumineux ou des propositions de subvention envoyées à de grandes organisations, demanderont des propositions plus longues écrites comme un rapport technique formel.
Incluez dans le corps de votre proposition un calendrier des biens livrables ou des tâches à exécuter ainsi qu'une estimation des coûts. Suivez les spécifications dans la DP. Si la demande de propositions est vague, vous pouvez traiter ce problème de différentes manières. Une suggestion est d’offrir à votre client potentiel un ensemble d’options parmi lesquelles choisir. Une alternative consiste à faire vos propres hypothèses et à les spécifier dans la proposition. Troisièmement, vous pouvez contacter le client potentiel et poser beaucoup de questions. Beaucoup de clients l'apprécieront, car cela montre que vous vous souciez du projet.
Organisez la proposition de manière à attirer l’attention des lecteurs et à les centrer sur les points essentiels. Commencez par un résumé qui résume votre proposition. Développez les détails, y compris les coûts, dans le corps de la proposition. Terminez par une conclusion qui souligne les avantages du choix de votre entreprise. Veillez à ce que les résumés, résumés et conclusions soient concis et dénués de tout jargon technique afin d’être accessibles à tous les lecteurs, quelles que soient leurs connaissances techniques. Complétez les détails techniques dans le corps de la proposition.
Modifiez et mettez en forme votre proposition, en veillant à ce qu’elle soit exempte d’erreurs et à ce que le document soit facile à lire. Insistez sur la manière dont votre projet répondra aux besoins du client. Envisagez d’expliquer les qualifications du personnel clé pour le projet que vous proposez. Utilisez des listes (avec des puces ou des chiffres) pour mettre en évidence les points clés. Utilisez des titres et des sous-titres pour séparer de gros blocs de texte.
Conseils
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Formatez votre proposition avec une approche «abstraite, corps, conclusion» ou «ABC».
Établissez le besoin de ce qui est proposé.
Soyez réaliste dans vos estimations de coûts et votre calendrier.
Concentrez votre attention sur la conclusion - c'est votre chance de faire une impression durable.
Assurez-vous que les informations sur les coûts sont faciles à trouver, car les lecteurs le rechercheront.
