Un rapport annuel est un excellent moyen d'informer le public sur votre organisation. Vous pouvez vous servir de la publication, non seulement pour créer des rapports financiers simplistes, mais aussi pour raconter une histoire fascinante des succès que vous avez connus au cours de la dernière année. N'oubliez pas de laisser les images rendre le récit invitant à la lecture. La loi oblige de nombreuses organisations à publier un rapport annuel contenant des données financières. Son utilisation en tant qu'outil de marketing constitue donc un avantage supplémentaire.
Message
Rédiger un rapport annuel nécessite une planification minutieuse à l’avance. La première étape consiste à déterminer ce que vous souhaitez dire ou votre message. Pensez à votre public et comprenez à qui vous écrivez. Choisir un thème peut vous aider à affiner et à peaufiner le message. Chaque partie de votre rapport annuel devrait refléter ce message.
Données financières
Les entreprises à but non lucratif dont les revenus dépassent 25 000 dollars sont tenues de déposer un rapport annuel, appelé formulaire 990, auprès de l'IRS, selon Entrepreneur.com. De nombreux États exigent également que les entreprises déposent des rapports annuels. Par conséquent, l’une des fonctions principales d’un rapport annuel est de communiquer la situation financière de la société. Les données sont généralement un simple relevé des revenus et des dépenses qui, dans de nombreux cas, sont préparés par les auditeurs de l'organisation. La transparence est l'objectif clé lorsque vous communiquez des données financières.
Les donateurs
Dans le cas des organisations à but non lucratif, le rapport annuel est un excellent endroit pour reconnaître et remercier tous ceux qui ont fait un don au cours de l’année précédente. De nombreuses organisations classent les donateurs en fonction du montant des fonds octroyés et les grands donateurs obtiennent souvent une reconnaissance spéciale. En fait, les donateurs reçoivent régulièrement des copies du rapport annuel afin de comprendre le statut général de l'organisation à laquelle ils ont versé de l'argent. Les rapports annuels d'entreprise ne répertorient pas les donateurs mais peuvent contenir des informations sur les actionnaires.
Réalisations
Un rapport annuel est un excellent endroit pour dresser la liste des réalisations de l’année dernière. N'ayez pas peur de souligner ce qui s'est bien passé cette année afin que votre auditoire comprenne clairement les réalisations de l'organisation. Un rapport annuel doit être une publication marketing clé qui éclaire de la lumière votre institution.
Autres composants
De nombreux rapports annuels contiennent également une lettre du directeur général, une lettre de votre CPA ou de votre auditeur expliquant votre situation financière, ainsi qu'une liste des membres du conseil d'administration. Souvent, un message du président du conseil est inclus. L'organisation de la bibliothèque de rapports annuels recommande que la section des données financières inclue également un bilan détaillant tous les actifs nets.
