Pour la plupart des cadres, discipliner les employés est l’une des expériences les plus inconfortables à affronter. Les gestionnaires ont la responsabilité de rédiger des lettres de mesures disciplinaires qui restent dans les dossiers des employés pour documenter les actes répréhensibles des employés. Ces lettres ont deux fonctions: informer l’employé de ce qui va lui arriver à la suite de son infraction et servir de registre permanent de la mauvaise conduite de l’employé dans son dossier.
Chargez l’imprimante avec le papier à en-tête de la société. Cette lettre fera partie du dossier officiel de l'employé. Vous devez donc suivre le protocole approprié.
Tapez la date complète. Passer une ligne et tapez le nom de l'employé et l'adresse de l'entreprise. Même si vous n’envoyez pas réellement la lettre, le fait de suivre le format de lettre d’affaires approprié donnera l’impression de professionnalisme.
Commencez la lettre en tapant le nom de l'employé, suivi de deux points. Passer une ligne.
Commencez le premier paragraphe en indiquant clairement la nature de l'infraction. Reportez-vous au manuel de l'employé de votre entreprise pour que l'employé puisse consulter lui-même la règle. Donnez des détails spécifiques sur l'infraction, tels que la date à laquelle l'incident s'est produit et mentionnez tout autre employé impliqué.Indiquer clairement ces informations vous aidera si l’employé conteste la mesure disciplinaire et porte l’affaire devant le tribunal.
Expliquez en détail ce que l’employée a commis de travers et comment elle aurait dû agir dans la situation. Les employés enfreignent parfois les règles parce qu’ils ne les comprennent pas clairement. Par conséquent, une explication de la violation et des informations appropriées l’empêcheront de commettre l’infraction une seconde fois. Offre de rencontrer l'employé pour discuter de la question en détail.
Donnez à l'employé l'occasion de réparer l'infraction, par exemple en écrivant une lettre officielle d'excuses à l'autre partie. Informez-le des délais de soumission de la réponse ou de la lettre.
Dites clairement à l'employée ce à quoi elle peut s'attendre à la suite de cette infraction. Donnez les détails appropriés pour sa peine actuelle, tels que les dates de toute audience ou les dates d'entrée en vigueur de la cessation de son emploi, le cas échéant. Si l’employée peut s’attendre à une action disciplinaire progressive à la suite d’autres infractions, informez-la de la nature de ces sanctions.
Donnez à l'employé l'information sur le processus d'appel, le cas échéant.
Demander à l'employé une réponse formelle pour son dossier; souvent, cette réponse prendra la forme d’une lettre officielle. Vous avez besoin de cette documentation pour le dossier de l'employé au cas où il porterait l'affaire devant un tribunal.
Tapez votre nom complet et le titre. Imprimez la lettre et inscrivez votre nom sur votre nom dactylographié à l’encre bleue ou noire.
Faites plusieurs copies de la lettre. Conservez 1 copie dans le dossier de l'employé, donnez-en une autre à l'avocat de votre entreprise et conservez-en une autre pour vos propres dossiers.
Postez la lettre à l'employé ou transmettez-la devant un représentant des ressources humaines ou un assistant administratif. Vous devez confirmer que l'employé a reçu la notification officielle.
Conseils
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Gardez le ton professionnel et factuel. Cette lettre peut aller au tribunal si l'employé conteste la mesure disciplinaire et que vous souhaitez avoir une apparence professionnelle et juste en tout temps.
