Quel que soit le secteur dans lequel vous travaillez ou le type de travail que vous faites, il est inévitable qu’à un moment donné vous deviez participer à une réunion de travail. Certains lieux de travail, en particulier ceux du bureau, organisent plusieurs réunions par jour, tandis que d'autres ne les organisent qu'une fois toutes les quelques semaines. Quoi qu’il en soit, il est important de savoir quels types de sujets sont abordés lors des réunions sur votre lieu de travail, comment une réunion efficace doit être conduite et quelles règles de conduite doivent être suivies lors d’une réunion. Si vous êtes responsable de la gestion d’une réunion, vous devrez peut-être proposer des brise-glace aux participants ou prendre des notes ou des procès-verbaux lors de la réunion.
Qu'est-ce qu'une réunion d'affaires?
En substance, une réunion de travail est un rassemblement de deux personnes ou plus pour discuter d’idées, de buts et d’objectifs concernant le lieu de travail. Les réunions de travail peuvent être organisées en personne dans un bureau ou à un autre endroit, ou même par téléphone et par vidéoconférence. Des réunions ont lieu avec les employés, les gestionnaires, les dirigeants, les clients, les prospects, les fournisseurs et les partenaires, ainsi qu’avec toutes les personnes liées à l’organisation. Dans la plupart des cas, une réunion doit avoir lieu lorsque le problème en question ne peut pas être correctement communiqué par téléphone ou par courrier électronique, et nécessite une interaction face à face avec une ou plusieurs personnes.
Le but d’une réunion de travail est souvent de prendre des décisions importantes concernant l’organisation. Qu'il s'agisse de décider d'un problème départemental, tel que la croissance du budget marketing, ou d'une question organisationnelle plus vaste, comme le nombre de personnes à licencier en période de transition, une réunion permet de transmettre des idées clairement. Lorsque vous vous entretenez en personne avec des parties prenantes importantes, il est plus facile de communiquer efficacement des informations importantes afin de prendre la décision en question.
Un autre objectif commun des réunions consiste à faire des annonces importantes. Celles-ci peuvent concerner des changements organisationnels, des plans opérationnels ou un changement d'orientation de l'entreprise. Souvent, les réunions ont lieu lorsque des membres de la haute direction rejoignent ou quittent l’équipe ou lorsque l’entreprise célèbre une étape importante ou un succès important. Ce type de réunion peut contribuer à accroître l'engagement des employés et l'harmonie organisationnelle.
Les réunions de travail aident également à résoudre les conflits et à résoudre des problèmes complexes. Les conflits peuvent être un phénomène courant sur le lieu de travail, de nombreuses personnalités différentes travaillant ensemble au sein d'une équipe. Certains conflits sont sains et peuvent favoriser la croissance, mais ils peuvent aussi être indésirables et nécessiter une résolution rapide. Tenir une réunion peut aider les parties en désaccord à parvenir à un accord. Les problèmes plus importants qui impliquent plusieurs parties prenantes ont plus de chances d'être résolus lors d'une réunion d'affaires lorsque les personnes importantes en question se trouvent toutes au même endroit et travaillent dans le même but.
L'examen de la progression d'une entreprise ou d'un projet est également un objectif commun des réunions d'entreprise. Dans cet exemple, l’organisation surveille les résultats obtenus par l’équipe dans le cadre d’un projet donné ou les résultats globaux obtenus par l’entreprise par rapport aux objectifs de recettes prévus. En organisant fréquemment des réunions d’enregistrement des progrès, les organisations veillent à ce que toutes les parties concernées soient informées de l’état des produits livrables importants.
Comment organiser des réunions d'affaires efficaces
Bien que les réunions de travail aident les organisations à prendre des décisions et à résoudre des problèmes complexes, elles peuvent parfois représenter une utilisation inefficace du temps si elles ne sont pas exécutées correctement. Lorsque des personnes se rendent aux réunions sans être préparées, ne faites pas attention et ne donnez pas suite à des mesures à prendre, cela peut être perçu comme une perte de temps. Afin de garantir une utilisation efficace du temps, l'organisateur et les participants aux réunions de travail doivent être activement impliqués. Si vous organisez la réunion, préparez un ordre du jour, en décrivant exactement ce qui sera couvert. Si les participants doivent préparer des éléments, veillez à leur laisser suffisamment de temps pour le faire. Certaines réunions ont lieu régulièrement, comme les points de contact hebdomadaires de l'équipe. Pour ce type de réunion, créez un modèle d’agenda et complétez chaque semaine des éléments uniques.
Examinez attentivement la liste des participants et invitez uniquement les principaux intervenants à la réunion. Si une personne qui doit assister à la réunion ne peut pas assister à la réunion, vous devrez peut-être reprogrammer pour l'adapter. Sinon, organiser une réunion avec un intervenant manquant, nécessaire pour la prise de décision, peut s'avérer inefficace.
Le temps est précieux et il est important de respecter le fait que les personnes qui assistent à votre réunion prennent le temps dont elles disposent pour le faire. Par conséquent, il est essentiel de veiller à ce que la réunion commence et se termine à l’heure. Lors de la préparation de l’ordre du jour, décidez combien de temps vous aurez besoin de consacrer à chaque point et dirigez la réunion à l’horloge. Si vous avez l’impression que la réunion a pris du retard, réglez le processus en demandant aux gens de s’en tenir aux sujets à l’ordre du jour. Si d’autres questions importantes se posent, remettez-les à un autre moment pour une discussion plus approfondie.
Afin de vous assurer qu'aucun élément important soulevé lors de votre réunion n'a été oublié, prenez des notes, également appelées procès-verbaux. Vous pouvez les écrire ou les taper vous-même lors de la réunion ou affecter un autre participant à la réunion pour prendre les notes pour vous. De cette façon, vous pourrez vous concentrer sur la discussion. Après la réunion, veillez à examiner les notes, à ajouter les éléments manquants et à les envoyer aux principaux intervenants. Avoir une trace écrite de ce qui a été discuté lors de la réunion peut être utile si des problèmes se posent à l'avenir.
Une fois la réunion d’affaires terminée, assurez-vous de suivre toute action décidée. Vous devrez peut-être envoyer des rappels à vos collègues ou contacter directement ceux-ci pour vous assurer qu'ils ont bien rempli leurs tâches.S'il reste des questions en suspens qui n'ont pas été résolues à la date limite, vous devrez peut-être avoir une discussion supplémentaire avec cette personne.
Réunion d'affaires
Certaines réunions d’affaires, en particulier celles où les participants ne se connaissent pas très bien, ont besoin de brise-glace. Des questions amusantes ou de courtes activités de promotion du travail d'équipe peuvent contribuer à apaiser les tensions et à mettre tout le monde sur un pied d'égalité. L'un des moyens les plus faciles de briser la glace lors d'une réunion consiste à poser une question révélant une bizarrerie unique ou intéressante à propos de chaque personne. Les réponses à ce genre de questions aident les gens à se comprendre les uns les autres. Quelques exemples incluent:
- Si vous étiez un animal, lequel seriez-vous et pourquoi?
- Où est l'endroit le plus intéressant que vous ayez été?
- Si vous pouviez rencontrer un personnage historique, qui serait-il et pourquoi?
Les questions sur les brise-glace n’ont pas à porter sur le sujet de la réunion. Ils sont conçus pour que les gens se parlent et s’écoutent. Un autre grand brise-glace de la réunion implique que chaque participant dit deux vérités et un mensonge, et le reste des participants doit deviner quel élément est le mensonge. C'est un excellent moyen de faire connaissance avec les personnes présentes à la réunion. Les brise-glace peuvent également prendre la forme d'activités de groupe. Par exemple, demandez aux personnes présentes lors de la réunion de trouver quelqu'un qui a quelque chose de spécifique en commun avec elles, comme un animal de compagnie ou une marque de voiture. Cela oblige les gens à quitter leur siège et à parler à d'autres personnes avec lesquelles ils ne parlent généralement pas.
Certaines activités de brise-glace nécessitent un peu de préparation de la part de l’organisateur de la réunion. Une des activités consiste à écrire le nom des célébrités sur de petites feuilles de papier et à coller un nom au dos de chaque participant. Dans ce jeu, chaque participant doit poser des questions par oui ou par non sur la personne dont le nom figure sur son dos, essayant de deviner de qui il s'agit.
Étiquette de réunions d'affaires
Bien que la culture de votre organisation indique comment vous devez vous comporter lors de réunions de travail, certains aspects de l'étiquette des réunions sont universels. L’un des meilleurs moyens d’assister à une réunion est d’être préparé. Cela signifie savoir ce qui est à l’ordre du jour et avoir fait la préparation ou la recherche pour accompagner les points dont vous êtes responsable. Par exemple, si un élément de l’ordre du jour implique la discussion d’un plan marketing sur lequel vous travaillez, il est important d’aller à la réunion avec les notes du plan en main, prêt à en discuter en détail. Il est tout aussi important d’arriver à l’heure.
Se concentrer sur la réunion plutôt que sur votre smartphone ou votre ordinateur portable est un autre moyen de démontrer votre professionnalisme. Alors éteignez votre téléphone et fermez votre ordinateur portable pendant la réunion. Si vous devez accéder à des fichiers de votre ordinateur portable pour la réunion, veillez à désactiver votre messagerie afin de ne pas vous laisser distraire par les messages entrants. N'oubliez pas que la réunion nécessite votre attention et que la partager entre votre téléphone ou votre ordinateur portable ne donnera pas lieu à une discussion efficace.
Être un bon auditeur et un participant actif sont des aspects essentiels de la participation à une réunion de travail. Assurez-vous de suivre ce que les gens disent, posez des questions lorsque vous n’êtes pas sûr de quelque chose et donnez des réponses ou des idées sur les éléments dont vous êtes responsable. Votre langage corporel fait également partie d'être un participant actif; Cela signifie que vous devez vous asseoir haut au lieu de vous asseoir sur votre chaise et de regarder les gens avec qui vous parlez.
En fonction du type de réunion à laquelle vous assistez, vous pouvez envoyer une note de remerciement à l'organisateur de la réunion ou aux personnes que vous avez rencontrées. Cela peut être approprié si vous rencontrez un client ou un client important. Vous pouvez les remercier pour leur temps et réitérer certaines choses importantes dont vous avez discuté lors de la réunion pour montrer votre enthousiasme.
Modèle de procès-verbal de réunion d'affaires
Lorsque vous êtes chargé d’enregistrer le procès-verbal d’une réunion, cela peut sembler être un travail stressant. Quelques astuces peuvent vous aider à noter tous les points importants d'une réunion sans rien manquer. Il est important de comprendre le but des procès-verbaux. Les notes prises lors d'une réunion sont censées consigner par écrit ce qui s'y est passé. Ces notes peuvent être utiles pour permettre aux participants de se rappeler ce qui a été dit ou de fournir une ventilation de la réunion pour ceux qui n'ont pas pu assister à la réunion. En conséquence, il est important de supprimer tous les points clés discutés lors de la réunion, y compris les décisions prises, les tâches ou les prochaines étapes planifiées et les résolutions obtenues.
Avant d’assister à une réunion, écrivez un modèle simple que vous pourrez compléter en prenant des notes. Procurez-vous un exemplaire de l'ordre du jour de la réunion et utilisez-le comme guide. En haut de l'ordre du jour, ajoutez un espace pour noter les noms de tous les participants à la réunion. S'il manque des intervenants clés, vous voudrez bien le noter, au cas où vous auriez besoin de faire un suivi avec eux ultérieurement. En fonction du type de réunion et des sujets à traiter, vous pouvez ajouter un certain nombre d'éléments au modèle de compte rendu:
- Date et heure de la réunion.
- Date et heure de la prochaine réunion, le cas échéant.
- Noms des participants et noms des principales parties prenantes manquantes.
- Les décisions qui ont été prises ou les options qui ont été discutées pour chaque point de l'ordre du jour.
- Prochaines étapes pour chaque point de l'ordre du jour.
- Les points de l'ordre du jour qui n'ont pas été discutés lors de la réunion mais seront reportés à la prochaine réunion.
- Toute nouvelle affaire qui n'était pas inscrite à l'ordre du jour initial.
- Les tâches ou les actions et les personnes auxquelles elles ont été affectées, y compris les dates d'échéance, le cas échéant.
En développant un modèle pour les procès-verbaux de la réunion, vous serez mieux à même d’enregistrer les points importants à retenir et de suivre toute affaire nécessaire après la réunion.
