Les entreprises maintiennent des systèmes d’inventaire en utilisant des systèmes d’inventaire périodiques ou perpétuels. Le système d'inventaire permanent maintient un solde d'inventaire en temps réel. Le système d'inventaire périodique met à jour le solde d'inventaire uniquement lorsqu'un décompte physique est effectué. Les systèmes d’inventaire permanent exigent un inventaire physique annuel, tandis qu’un système d’inventaire périodique effectue des inventaires physiques plus souvent. Pour les deux systèmes, la différence entre le nombre de stocks physiques et la quantité indiquée dans le système de stocks est ajustée via un ajustement de stocks.
Inventaire physique
Les ajustements d'inventaire nécessitent un décompte physique d'inventaire afin que le comptable puisse le comparer au solde d'inventaire enregistré dans le système. Toute activité doit cesser pendant le comptage de l'inventaire physique afin de maintenir son intégrité. Les employés de la société comptent et enregistrent manuellement toutes les unités contenues dans l’entrepôt pendant l’inventaire physique.
Ajustements d'inventaire périodiques
Dans le système d'inventaire périodique, le propriétaire de l'entreprise enregistre une modification d'inventaire lorsqu'il compte physiquement l'inventaire. Il compare le solde d'inventaire actuel au décompte d'inventaire qu'il vient de faire. La différence est enregistrée en tant qu’ajustement de l’inventaire. L'écriture dans le journal des ajustements d'inventaire comprend un débit au coût des biens vendus, un crédit aux achats et un débit ou un crédit aux stocks. Le propriétaire détermine le montant des achats en fonction de l'accumulation des achats effectués tout au long du mois. Le montant de l'inventaire est calculé en fonction de la différence entre le nombre d'inventaire et le solde d'inventaire dans le système. Si le montant de l'inventaire représente une augmentation du solde de l'inventaire, le compte est débité. Si le montant de l'inventaire représente une diminution, le compte est crédité. Le montant du coût des produits vendus est déterminé en calculant le nombre requis pour équilibrer la saisie.
Ajustements d'inventaire perpétuels
Dans un système d'inventaire permanent, les transactions d'achat et de vente ont une incidence sur le solde d'inventaire au moment de la transaction. L'inventaire final enregistré dans un système d'inventaire permanent doit théoriquement correspondre au nombre d'inventaire physique. Le comptable compare l'inventaire physique au solde du système d'inventaire. Le comptable enregistre l'écart en tant que correction des stocks. Le montant de la différence est imputé au coût de la marchandise vendue avec l’autre partie de l’inventaire d’entrée. Si le nombre de stocks physiques affiche un solde supérieur au système de stocks, le comptable débite l'inventaire et crédite le coût de la marchandise vendue. Si le nombre de stocks physiques indique un solde inférieur au système de stocks, le comptable débite le coût de la marchandise vendue et crédite l'inventaire.
Analyse d'inventaire
Certains ajustements de stock résultent d'activités commerciales normales, telles que la détérioration des stocks ou des erreurs de saisie de données. Le comptable doit analyser les ajustements d’inventaire importants pour déterminer la raison de ces ajustements importants. Les erreurs fréquentes dans la saisie des données nécessitent des responsabilités de recyclage ou de restructuration. Des ajustements importants des stocks inexpliqués peuvent résulter d'un vol, ce qui indique que la sécurité doit être renforcée.
