Une communication professionnelle efficace est essentielle au succès de votre organisation. Cela a un impact majeur sur les performances de votre entreprise et la productivité de vos employés, ainsi que sur vos résultats. En tant que propriétaire d'entreprise, vous devez être en mesure de communiquer clairement votre vision et vos objectifs, de nouer des relations avec des clients et des partenaires potentiels et d'interagir avec votre équipe.
Les bases de la communication d'entreprise
Les gestionnaires, les PDG, les chefs d'équipe et les autres professionnels doivent apprendre à être de bons communicateurs afin de s'acquitter de leurs responsabilités. Que vous souhaitiez vendre plus de produits, constituer une équipe solide ou optimiser vos efforts de marketing, il est important que vous maîtrisiez les bases de la communication d'entreprise.
Si vous voulez réussir, il ne suffit pas d'être un bon stratège ou d'avoir des idées brillantes. Bien sûr, vous pouvez engager des personnes pour communiquer avec vos clients et promouvoir vos services, mais vous devez quand même exprimer votre vision. Il vous incombe de donner votre avis à votre personnel, d'écouter ce qu'il a à dire et de discuter des objectifs de l'entreprise.
La communication professionnelle consiste à partager des informations entre des personnes internes et externes à votre entreprise. Cela peut prendre de nombreuses formes, telles que la communication formelle et informelle, la communication interne et externe, la communication juridique, la communication latérale ou horizontale, etc. Considérez-le comme un canal à double sens pour transmettre des instructions, des idées, des opinions, des rapports, etc.
Pour que la communication soit efficace, elle doit être réciproque. Vous devez parler clairement et écouter attentivement. Assurez-vous également de bien comprendre les principes fondamentaux de la communication d’entreprise:
- Structure
- Pertinence
- Cohérence
- Clarté
- Récence et primauté
- Moyen
Tout d’abord, votre message doit être bien structuré et avoir une ouverture, un corps et une clôture. Que vous envoyiez des courriels, passiez des appels téléphoniques ou présentiez un projet, tenez compte de ces éléments structurels. Commencez par une brève introduction de votre message pour que le public sache à quoi s'attendre. Par exemple, vous pouvez dire quelque chose comme: "Aujourd'hui, nous allons discuter de notre stratégie marketing pour le prochain trimestre". Ensuite, présentez vos idées en détail. Selon le contexte, vous devrez peut-être appuyer vos déclarations sur des faits et des chiffres. Fermez votre message avec une brève conclusion décrivant les points clés dont vous avez discuté.
Assurez-vous que votre message est clair et pertinent pour le public cible. Imaginez que vous essayez d'expliquer à un client qu'il a besoin d'une refonte complète de son site Web plutôt que de quelques modifications mineures. Vous pourriez être tenté de discuter de conception Web, d’optimisation des moteurs de recherche, de taux de rebond et d’autres aspects techniques, mais ne le faites pas. Le client peut ne pas savoir ce que ces choses signifient et pourquoi elles comptent. Au lieu de cela, vous devriez vous concentrer sur les avantages d'une refonte complète du site Web pour son entreprise. Dites-lui qu'il va toucher plus de clients, augmenter la notoriété de la marque, augmenter les taux de rétention, améliorer la sécurité des données, etc.
Gardez toujours votre message cohérent, mais adaptez-vous au public et au contexte. Si vous changez constamment d'avis, vous risquez de perdre votre crédibilité.
C'est une chose de demander à vos employés de protéger les données des clients et de maintenir leurs logiciels à jour et une autre de mettre en place une politique de sécurité. La communication écrite facilite la clarification des idées et garantit que tout le monde est sur la même page.
Assurez-vous également que votre message est mémorable. Incluez une déclaration forte et claire qui renforce vos convictions et se rapporte au sujet. Pensez à commencer ou à terminer votre message avec une citation ou une autre ouverture puissante. Parfois, l'humour peut aussi aider. Que vous parliez avec un client ou un employé, donnez-lui quelque chose à retenir.
Selon les psychologues, certaines personnes sont plus susceptibles de se souvenir de ce qu'elles ont vu ou entendu pour la dernière fois. C'est ce qu'on appelle l'effet de récence. D'autres ont tendance à se souvenir de ce qu'ils ont vu ou entendu pour la première fois, c'est ce qu'on appelle l'effet de primauté. Par conséquent, il est logique de commencer et / ou de fermer votre message avec une déclaration puissante.
Une autre chose à considérer est le moyen de communication. Comment comptez-vous faire passer votre message? Il existe différents types de supports de communication, chacun possédant des caractéristiques uniques. Ceux-ci incluent, mais ne sont pas limités à:
- Les présentations
- Rapports
- Communication en ligne
- Rencontres professionnelles
- Réunions vidéo et téléphoniques
- Des médias sociaux
- Médias imprimés
- Contrats et autres documents écrits officiels
Aspects juridiques de la communication d'entreprise
Lorsque vous écrivez un contrat ou que vous archivez des documents juridiques, il est encore plus important de communiquer clairement. Une mauvaise communication peut entraîner de lourdes amendes, fraude, diffamation, perte de revenus et poursuites coûteuses.
Familiarisez-vous avec les lois en vigueur dans votre état ou comté, y compris celles relatives à la publicité. Vos campagnes marketing, par exemple, doivent être véridiques et conformes aux lois en vigueur dans votre secteur. Si vous vendez des compléments alimentaires, vous ne pouvez pas affirmer que vos produits guérissent ou préviennent les maladies. En outre, vous ne pouvez pas vendre l’alcool et les cigarettes comme étant avantageux pour les clients. Sauvegardez vos réclamations avec des faits concrets et faites les divulgations nécessaires.
Vérifiez vos contrats et accords commerciaux. Si vous avez quelque chose à dire, écrivez-le. Inclure une section qui définit clairement les termes utilisés dans le contrat. Ajoutez les sections pertinentes, telles que la durée et la résiliation du contrat, les garanties, la divisibilité et la confidentialité.
Faites attention à la façon dont vous communiquez également avec votre personnel. Choisissez vos mots avec soin. S'abstenir de faire des menaces ou de discriminer les employés. Par exemple, si vous dites à un employé qu'il est trop jeune pour entreprendre un projet spécifique, vous risquez d'être accusé de discrimination en raison de son âge. Un responsable qui taquine des employés handicapés peut être accusé de discrimination fondée sur le handicap, même si son comportement n’est pas censé faire du mal à la personne en question.
Pourquoi la communication commerciale est-elle importante?
Connaissant les aspects clés de la communication, il n’est pas difficile de comprendre pourquoi elle est si importante. Une communication efficace peut renforcer votre relation avec les clients, les employés et les partenaires commerciaux tout en garantissant la conformité légale. En outre, cela peut vous donner un avantage concurrentiel et vous aider à tirer le meilleur parti de vos efforts de marketing.
L'importance de la communication externe dans une organisation ne doit pas être sous-estimée. En tant que dirigeant ou propriétaire d'entreprise, vous devez être en mesure de transmettre votre message au public cible ainsi qu'aux investisseurs, actionnaires, fournisseurs et partenaires potentiels. Les événements en direct, par exemple, vous permettent d’attirer l’attention de vos prospects ou d’obtenir des fonds pour votre petite entreprise. Un discours bien pensé ou une présentation attrayante d'un produit peuvent renforcer votre réputation et générer des ventes. Les interviews et les communiqués de presse vous permettent d'informer les clients et les investisseurs de vos derniers projets. Par exemple, vous voudrez peut-être parler de votre nouvelle collaboration avec une marque ou d'une nouvelle gamme de produits qui perturbera le secteur. Si vous communiquez clairement et apportez une réelle valeur, vous allez générer du buzz autour de votre marque.
La communication interne est également essentielle. Près de la moitié des employés quittent rarement ou jamais une réunion en sachant quoi faire. En fait, 21% des professionnels n’ont pas de plan formel de communication interne. Si vous n'indiquez pas clairement le but et les objectifs d'une réunion, vous risquez de créer de la confusion et des conflits sur le lieu de travail.
Les leaders qui communiquent bien peuvent stimuler le moral des employés, réduire les taux de roulement et augmenter la productivité de l'organisation. Ils ont également un lien plus fort avec leurs équipes et connaissent moins de conflits. De plus, une communication interne efficace garantit que vos employés comprennent leurs rôles et leur contribution à la croissance et au succès de l’entreprise.
