Les lettres d’appréciation des clients, collègues et partenaires d’affaires peuvent servir de tremplin pour améliorer les relations clients ou améliorer une relation existante. Bien que vous ne souhaitiez pas entrer dans un cycle continu d’envoi d’un message de remerciement, dans lequel tout ce que vous répondez est «merci» et «de rien», il existe des moyens de tirer le meilleur parti de cet échange..
Montrez votre appréciation
Si une personne vous remercie de votre temps, complète votre produit ou service ou a quelque chose de positif à dire sur votre entreprise, remerciez-la de l'appréciation de votre fan avec un message de retour.
Exemple: Merci d’avoir pris le temps de reconnaître le service supérieur que vous avez reçu de notre associée aux ventes, Jane Dell. Votre lettre de remerciement sera enregistrée dans le dossier de l’employée de Jane, qui en accusera réception lors de notre prochaine réunion.
Exemple: Merci pour votre aimable lettre de gratitude concernant l’achèvement de votre redécoration intérieure. Nous espérons que vous nous considérerez à nouveau pour vos besoins de décoration.
Le délai de votre réponse doit être conforme aux normes internes que vous avez pour répondre aux requêtes des clients. Si vous revenez aux courriels des clients dans les 24 heures, faites de même pour répondre à une lettre de remerciement.
Améliorer votre relation d'affaires
Si une personne vous remercie pour une estimation, un échantillon de produit ou à la suite d'une consultation, utilisez cette ouverture pour faire progresser votre relation commerciale.
Exemple: Je suis heureux d'apprendre que vous avez reçu l'échantillon de nos nouveaux produits de nettoyage écologiques. Je serais ravi de prendre rendez-vous avec votre entreprise et de vous fournir une estimation des quantités nécessaires pour votre personnel de nettoyage interne.
Exemple: Je suis heureux d’apprendre que vous avez reçu notre estimation pour votre projet de construction et que celle-ci répond aux besoins financiers de votre conseil. Je voudrais organiser un moment de rencontre et discuter d'un calendrier pour aller de l'avant avec des plans de développement plus concrets.
Dans ce cas, la lettre de remerciement que vous recevez fait partie d'un contrat commercial en cours et doit faire l'objet d'un suivi immédiat.
Fournir une incitation future
Si une personne apprécie un produit ou un service, encouragez les clients à revenir en leur offrant un billet de faveur ou une incitation à lui demander de vous rendre visite à nouveau.
Exemple: Je suis ravi d'apprendre que la restauration de la fête de retraite de votre père a été si bien accueillie. Ci-joint, veuillez trouver un chèque-cadeau de 100 $ de rabais sur votre prochaine fête ou événement.
Exemple: Nous avons été ravis d'apprendre que votre expérience de réparation automobile était agréable. Vous trouverez ci-joint deux coupons de changement d'huile gratuits ainsi qu'un coupon de service à remettre à un membre de votre famille ou à un ami. Demandez-lui de mentionner votre nom et nous vous enverrons une carte-cadeau pour un lavage gratuit et de la cire lors de votre prochaine visite.
Les réponses utilisées en tant qu'outils de marketing doivent être classées par ordre de priorité et envoyées le plus rapidement possible, comme si vous retourniez rapidement un appel demandant des informations ou planifiez un rendez-vous.
