Les entreprises et les organisations dépendent des lignes de communication qui doivent rester ouvertes et rester fiables entre les différentes parties et divisions. Sans la capacité de communiquer efficacement, les fonctions de l'entreprise commencent à s'effriter très rapidement. Cependant, chacun communiquant à sa manière en même temps mène également au chaos. C’est là que les protocoles en milieu de travail entrent en jeu.
Protocoles définis
Simplement dit, les protocoles sont des règles internes que les membres d'une organisation doivent suivre et utiliser. En s'assurant que les activités ciblées sont traitées dans des protocoles, l'organisation assure la cohérence et la conformité à tous les niveaux. L’inconvénient, c’est que trop de protocoles conduisent à la redondance, à la bureaucratie et, pire encore, à des retards inutiles. Cela va à l’encontre d’une organisation qui essaie d’être agile et flexible. Trouvez un équilibre entre conformité et réactivité.
Communication électronique
Pour ajouter au défi de gérer la façon dont les personnes d’une même organisation communiquent, des méthodes électroniques et informatisées ont compliqué la situation. La rapidité de la communication électronique entraîne fréquemment des problèmes qui se produisent plus rapidement et se propagent davantage lorsque des erreurs sont commises. Les téléphones intelligents, les courriels, la messagerie instantanée et les fichiers informatiques ne font qu'ajouter à une multitude de communications.
Communication écrite
Les messages écrits, qui constituent la méthode de communication professionnelle la plus traditionnelle, sont facilement normalisés par les organisations, ce qui permet de les acheminer correctement et de les hiérarchiser correctement. Ceci est fait en choisissant différentes méthodes pour différents niveaux d'importance. Les courriels, les notes et les messages de base peuvent être utilisés pour la communication quotidienne. Les mémorandums et les lettres sur le papier à en-tête de la société présentent les problèmes communiqués de manière plus formelle. Réservez des documents de fond et des rapports pour les discussions politiques et les efforts décisionnels importants.
Messagerie électronique
Le problème avec les e-mails, la messagerie instantanée et Internet est que les organisations perdent très rapidement le contrôle du message et de son public. Les organisations sont bien servies en formant régulièrement le personnel aux risques et périls de la communication électronique, en réservant ces outils pour une communication quotidienne et régulière et en formant le personnel à comprendre comment purger régulièrement les anciennes communications et ne conserver que les informations importantes. Trop souvent, les gens utilisent ces outils pour des messages idiots ou personnels. Les résultats peuvent aller de gênants à sérieux si ces fichiers devaient ultérieurement être ressuscités au cours de poursuites ou de litiges juridiques.
Règles d'écriture
Dans le cadre des protocoles, les organisations ont également intérêt à s'assurer que toute communication respecte des règles d'utilisation claires. Cela signifie que le personnel doit savoir comment communiquer correctement par écrit. Les acronymes rapides et techniques, tels que LOL, WTB, WU, LTR, etc. ne font pas partie des écrits professionnels. Le personnel doit comprendre qu'il doit communiquer dans une langue appropriée, privilégiant l'orthographe et la grammaire.
Communications verbales
Les protocoles de communication verbale peuvent être mis en œuvre de la même manière que les documents écrits. Il devrait y avoir des niveaux pour les réunions verbales, y compris les discussions occasionnelles, les réunions formelles, les réunions de hiérarchie et les interactions entre les décisions politiques. Chacun de ces événements de contact devrait avoir une attente bien comprise sur la manière de communiquer, sur combien de temps et sur la façon de traiter les réactions et les décisions. Si vous ne le faites pas dans une entreprise, cela entraîne souvent une interaction ad hoc qui, bien que confortable dans de petits groupes, commence à poser des problèmes à mesure que les organisations se développent.
