Outre le recrutement et le maintien en poste, la formation est l’un des trois aspects essentiels d’une gestion efficace du personnel. Avant de vous asseoir pour déterminer exactement ce que votre programme de formation des employés devrait impliquer, il est utile d'analyser l'analyse SWOT des employés et d'examiner les forces, les faiblesses, les opportunités et les menaces de l'entreprise.
Tout d’abord, assemblez votre équipe pour créer l’analyse SWOT. Il peut s’agir d’une équipe multidisciplinaire de responsables de différents secteurs de l’entreprise, qui ont tous intérêt à mettre au point un excellent programme de formation des employés. L'équipe peut inclure des employés ayant suivi la formation, des membres de l'équipe performants qui savent où se trouvent les opportunités ou des experts en formation de l'entreprise. Ou bien l’équipe SWOT pourrait être un groupe plus petit, peut-être même une seule personne, qui connaît très bien les employés et les besoins de formation de l’entreprise. Une grande équipe est généralement meilleure (sans devenir trop grande), car plus d’idées seront présentées.
Avant de commencer, il est important que chaque membre de l'équipe comprenne ce que vous faites et pourquoi vous le faites. Tous les membres de l'équipe doivent être familiarisés non seulement avec le processus SWOT, mais également avec le résultat souhaité du processus et avec l'initiative de formation globale des employés. Donnez à chacun son contexte et commencez.
La plupart des groupes SWOT trouvent qu'il est plus simple de commencer par les points forts. Ce sont les atouts de vos effectifs actuels, des atouts que, même s’ils pourraient toujours être améliorés, vos employés se débrouillent actuellement très bien. Si vos employés sont tous ouverts et amicaux, c'est un atout. S'ils soumettent régulièrement les rapports requis à temps, c'est un avantage. Les points forts sont des éléments auxquels il n'est probablement pas nécessaire de donner une priorité élevée pour la formation dans votre nouveau programme de développement des employés, au-delà de ce qui est déjà fait pour former ces compétences. Faites une liste complète des forces de vos employés et assurez-vous que tous les membres de l’équipe conviennent que ce sont bien des forces.
Après les forces, les faiblesses sont l’endroit logique pour bouger. Ce sont les domaines dans lesquels vos employés ont le plus besoin d'amélioration, probablement ceux qui ont poussé votre entreprise à décider d'examiner le processus de formation et de perfectionnement des employés. Si une équipe du service clientèle ne parvient pas à convaincre les clients d’annuler de rester chez vous, c’est un point faible. Si un responsable des opérations ne peut pas lire un compte de résultat, c'est une faiblesse. Les faiblesses sont des éléments que votre équipe voudra éventuellement placer en priorité dans le processus de formation des employés. Encore une fois, créez une liste complète des faiblesses des employés et soyez franc.
Dans les analyses SWOT, où les forces et les faiblesses sont généralement internes, des opportunités et des menaces sont découvertes en regardant à l'extérieur du groupe. Bien que vous ayez déjà vu des forces et des faiblesses dans le passé et que vous le constatiez maintenant, vous commencez à voir maintenant les opportunités et les menaces, mais vous en verrez plus dans le futur. Une opportunité pour une équipe de vente, par exemple, pourrait être un nouveau produit, une nouvelle fonctionnalité ou un meilleur prix que les représentants seront en mesure de vendre (ce qui, dans ce cas, constituerait évidemment une opportunité de formation pour les employés). Une nouvelle division de comptabilité pourrait être un nouveau logiciel d’impôt ou une nouvelle disponibilité des dépôts en ligne, ce qui créerait à nouveau une opportunité de formation.
Enfin, un examen réaliste et approfondi des menaces externes doit être envisagé pour terminer l’analyse SWOT. Les menaces sont les programmes, les qualités ou les événements qui approchent vos employés et qui pourraient nuire à l'efficacité ou à l'efficience de l'entreprise. Ce nouveau logiciel d’imposition permettant une comptabilité plus efficace pourrait également constituer une menace, par exemple; après tout, si les comptables ne comprennent pas bien comment l'utiliser, cela pourrait les ralentir. Un concurrent proposant un nouveau prix plus bas peut constituer une menace pour les vendeurs, car ils pourraient perdre des ventes s'ils n'étaient pas suffisamment formés pour vendre à un prix inférieur.
Une fois que vous avez complètement assemblé SWOT et que votre équipe est d’accord, le plus difficile commence: vous devez en fait utiliser le document pour réaligner et reconstruire votre programme de formation. L’analyse SWOT convient bien au papier, mais elle ne sert à rien si elle n’est pas utilisée correctement pour aligner la formation des employés sur les besoins les plus pressants de l’entreprise. Les points forts sont des domaines à renforcer mais non à former en priorité, tandis que les points faibles peuvent être utilisés pour générer vos sujets de formation les plus importants. Bien que les forces et les faiblesses montrent la formation dont vos employés ont et n'ont pas besoin maintenant, les opportunités et les menaces doivent indiquer quelle formation doit être mise en œuvre pour maintenir votre entreprise dans un rôle proactif plutôt que réactif.
Attention
Il est très facile, en particulier en groupe, de surestimer les forces et de sous-évaluer les faiblesses. On ne saurait trop insister sur l’importance d’une discussion franche, d’une évaluation réaliste des caractéristiques et des attitudes des employés.
