Que vous preniez une commande pour une pizza, une commande pour une annonce télévisée, des pièces de voiture ou un système de convoyage, le processus de prise de commande ne change pas. Être poli et rassembler toutes les informations nécessaires pour passer la commande complète la transaction de manière professionnelle et favorise la satisfaction du client. Le processus de prise de commande peut déterminer si un client passe une commande répétée.
Identifiez-vous et votre lieu de travail lorsque vous répondez au téléphone. Par exemple, «Société ABC123, voici Sally, comment puis-je vous aider aujourd'hui?» Ne mangez ni ne buvez jamais au téléphone et parlez clairement et lentement afin que le client puisse vous comprendre. Gardez votre voix au même niveau. si vous avez tendance à parler fort, réduisez cette tendance au téléphone et gardez un ton amical dans votre voix. Utilisez la grammaire correcte et évitez l'argot.
Demandez le nom de l’appelant et utilisez-le au cours de la conversation. N'appelez pas une cliente par son prénom, sauf si elle vous le demande. utiliser son titre officiel. Ne mettez jamais le client en attente ou le haut-parleur sans avoir au préalable demandé sa permission et attendu sa réponse.
Écoutez attentivement le client et notez toute information pertinente. Demandez-lui de répéter si nécessaire. Ne comptez pas sur votre mémoire. Ne faites jamais comme si vous étiez pressé, le client le plus important est celui qui est actuellement au téléphone. Gardez votre attitude patiente et utile.
Assurez-vous d’obtenir toutes les informations nécessaires pour passer la commande, y compris l’article exact, les spécifications, la taille et toute autre information pertinente. Il vaut mieux avoir plus d’informations que nécessaire pour passer la commande correctement que trop peu. Répétez toujours la commande de la cliente pour qu'elle la vérifie. Assurez-vous que le prix de l'article commandé est clairement défini afin d'éviter toute surprise désagréable pour le client lors de la réception de la facture.
Demandez au client son numéro de téléphone afin de pouvoir le rappeler si vous avez des questions sur la commande ultérieurement. Toujours mettre fin à la conversation en remerciant le client pour ses activités. Attendez qu'il raccroche d'abord pour ne pas entendre le bruit du téléphone raccroché.
