Une base de données d'église fournira des informations de base sur chaque membre de votre congrégation en un clic de souris d'ordinateur. L'époque des carnets d'adresses en papier est révolue, avec leurs éraflures et rayures de poulet au secrétariat alors que les familles évoluent et se délocalisent. Avec une base de données, tout reste organisé et à jour, ce qui vous permet de partager des informations de contact au sein d'une famille d'église.
Recueillez les informations de contact de tous ceux qui fréquentent votre église. Vous pouvez le faire en distribuant un formulaire aux membres du groupe à remplir lors d’un service, ou en utilisant un serveur de liste de diffusion, permettant soit une réponse par courrier électronique, soit un lien vers un site de formulaire en ligne comme SurveyMonkey.com.
Assurez-vous que chaque famille reçoive son nom, son adresse, son numéro de téléphone et son adresse électronique. Vous pouvez également inclure les anniversaires, la date anniversaire et des informations pertinentes sur chaque enfant, telles que son âge et ses intérêts.
Communiquez le but de la base de données de l'église à chaque individu. Demandez la permission aux personnes avant de les inclure dans un fichier public. Si elles ne souhaitent pas que leurs informations soient partagées, créez-en un fichier "privé" ou laissez-les non répertoriées.
Démarrer une feuille de calcul Excel. La première colonne devrait être pour les noms des membres de la famille, suivie d'une deuxième colonne pour l'adresse du domicile. La troisième colonne doit inclure un numéro de téléphone, une quatrième colonne doit avoir une adresse électronique et une dernière colonne peut inclure des notes ou des préoccupations que le personnel pastoral devrait connaître.
Vous pouvez également créer ceci dans Microsoft Word, Open Office ou tout autre programme vous permettant de créer un fichier imprimable, mais néanmoins utile sur le plan électronique, pouvant être stocké sur l'ordinateur ou sauvegardé sur un disque.
Enregistrez le fichier une fois que toutes les informations ont été entrées. Cette base de données doit être conservée quelque part où elle est facilement accessible à ceux qui l'utilisent régulièrement (comme le personnel de l'église), mais pas à ceux qui n'ont pas besoin des informations. Pensez à le placer sur un disque dur partagé ou à le protéger par un mot de passe pour empêcher les intrus.
Envisagez l'achat d'un programme de base de données conçu pour les églises, tel que Servant Keeper. Dans ce cas, votre feuille de calcul Excel serait simplement un brouillon. Entrez à nouveau vos informations finales et organisées dans les champs désignés du programme de base de données. Enregistrez votre travail.
Articles dont vous aurez besoin
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Ordinateur avec accès Internet
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Informations de contact pour tous les fidèles qui souhaitent être inclus
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Secrétaire ou volontaire de saisie de données
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Programme de tableur tel que Microsoft Excel
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Logiciel de base de données (facultatif)
Conseils
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Gardez les informations confidentielles confidentielles. Respectez l'intimité de votre congrégation. Vérifiez l'orthographe des noms et des chiffres des numéros de téléphone pour en vérifier l'exactitude.
Attention
Si vous rencontrez un problème avec le logiciel de base de données ou si vous pensez qu'il est endommagé, n'essayez pas de le "réparer". Vous pouvez effacer des fichiers précieux. Utilisez plutôt le numéro de service client fourni avec le logiciel.
