S'adresser à un paquet peut sembler une activité de base. Toutefois, certaines erreurs, telles que l’écriture d’une adresse parallèle à la partie la plus courte du paquet, peuvent engendrer des coûts supplémentaires pour vos résultats. D'autres erreurs à éviter incluent l'écriture sur bande, la pose d'une étiquette sur une couture ou le placement de codes à barres dans des emplacements inappropriés du colis. Tous peuvent causer des retards de livraison ou entraver la livraison.
Écrire l'adresse
Dans la mesure du possible, les entreprises doivent privilégier les présentations professionnelles avec des étiquettes autocollantes personnalisées ou des étiquettes d’expédition pré-imprimées. Lorsqu'un paquet de format impair nécessite une adresse manuscrite, utilisez un marqueur permanent et écrivez l'adresse sur le côté le plus grand de l'article. L'adresse doit être écrite comme ceci: le nom du destinataire sur la première ligne; un nom commercial à la deuxième ligne, le cas échéant; adresse municipale sur la troisième ligne avec les numéros d'appartement ou de suite, si l'espace le permet; et la ville, l'état et le code postal sur la dernière ligne. Si votre paquet est trop petit pour contenir un numéro de suite en regard de l'adresse municipale, déposez les informations sur une nouvelle ligne. Utilisez toujours les abréviations d’état à deux lettres lorsque vous adressez du courrier.
Étiquettes d'expédition
Les trois principaux gestionnaires de colis, USPS, FedEx et UPS, permettent aux clients de confectionner des étiquettes d’expédition et de pré-affranchir. Si votre entreprise expédie des colis régulièrement, des services tels que USPS Click 'N Ship aident à créer une présentation simplifiée pour votre colis en incorporant des services supplémentaires, tels que l'assurance et la confirmation de livraison, dans une seule étiquette d'expédition et un code à barres. Ces étiquettes peuvent être ajoutées sur le côté le plus grand de votre colis et placées au centre de la boîte, les informations étant affichées parallèlement au côté le plus long.
Des services supplémentaires
Lorsque vous ajoutez des services, tels que du courrier certifié ou des assurances, à un colis adressé à la main, les codes à barres préimprimés de ces services doivent être placés dans la partie supérieure centrale de votre colis, directement au-dessus de l'adresse de destination. L'adresse de retour de votre entreprise peut toujours être placée dans le coin supérieur gauche. Un employé du bureau de poste placera votre bande de compteur dans le coin supérieur droit. Le placement correct de ces codes à barres permet de garantir leur numérisation lors de leur passage dans des machines de tri automatisées, vous permettant de suivre votre marchandise à chaque étape du processus.
Préparation de colis
Placer votre étiquette d’envoi parallèlement au côté le plus long de votre colis n’est pas une simple amélioration esthétique. Avec certains articles, il peut en résulter des économies de coûts. Par exemple, si votre entreprise expédie un livre fin à couverture souple pouvant être expédié en tant que logement de première classe, la mauvaise étiquette nécessiterait que l’article soit expédié à un tarif plus élevé en tant que colis de première classe. Des considérations supplémentaires incluent le fait de ne pas marquer sur le ruban car l'écriture peut être maculée et de ne pas apposer d'étiquettes d'expédition sur la couture d'un colis. Si la couture éclate pendant le transport, votre étiquette peut être endommagée, ce qui retarde le transport.
