Un budget de base fournit une ventilation de tous les coûts attendus d'un projet. Un projet correctement géré comprendra un budget de base afin que les progrès puissent être contrôlés par rapport aux attentes. Un budget de base typique contient des éléments individuels dans les deux grandes catégories de «matériaux» et de «main-d'œuvre». Une base de référence comprend souvent un plan échelonné dans le temps.
Postes budgétaires
Un budget de base doit inclure les coûts directs, les coûts indirects, les imprévus éventuels et les bénéfices attendus. Les coûts directs comprennent les matériaux, la main-d'œuvre et l'équipement. Les coûts indirects comprennent les frais généraux des locaux à bureaux et du personnel ne participant pas directement au projet, ainsi que les coûts des téléphones, de la papeterie, des frais de port, des frais de déplacement, des taxes et des frais.
Responsabilité
Adhérer à un budget stimule la créativité. Lorsque les membres d'une équipe de projet adoptent une attitude «l'argent n'est pas un objet», ils ont tendance à dépenser de l'argent pour résoudre les problèmes au lieu de leur proposer des solutions créatives.
Changer la ligne de base
La base budgétaire pour un projet peut changer pour deux raisons. La portée du projet peut s’étendre, nécessitant des postes budgétaires nouveaux ou plus coûteux. Au cours du projet, une ou plusieurs tâches peuvent avoir été sous-estimées et la base de référence doit être mise à jour.
Busting le budget
L'évaluation de l'avancement du projet par rapport à la situation de base offre à l'organisation la possibilité de modifier la portée d'un projet ou de l'abandonner. Un projet avec de lourds dépassements de coûts peut exposer une faiblesse dans l'estimation initiale de la rentabilité potentielle, ou une faiblesse dans le chef de projet. Sans la base de référence, il est impossible de mesurer le succès ou l'échec du projet.
