Les principes comptables généralement acceptés définissent les règles de comptabilisation des transactions financières. Les entreprises qui vendent des produits utilisent souvent des échantillons de produits pour montrer les options aux clients. Ces échantillons peuvent être fabriqués ou achetés par l'entreprise. Dans les deux cas, les échantillons ont un coût. Il existe de nombreuses méthodes autorisées pour la comptabilisation en charges de ces échantillons en vertu des PCGR.
Règles GAAP pour les dépenses
Selon les principes GAAP, les charges doivent être enregistrées dans la période au cours de laquelle les produits correspondants sont générés. Si les dépenses ne peuvent pas être directement liées aux produits, elles doivent être comptabilisées en charges dans la période au cours de laquelle elles sont engagées. Pour engager une dépense, l'entreprise doit en être légalement responsable. La dépense ne doit pas nécessairement avoir été payée, elle est simplement contractée. Par exemple, si une entreprise loue des bureaux, le loyer de chaque mois doit être passé en charges de ce mois, même si le loyer n’a pas encore été payé. En ce qui concerne les échantillons de produits, les principes GAAP permettent une comptabilisation en charge immédiate des échantillons lorsque l'entreprise les achète ou la capitalisation et le report d'une partie du coût à des périodes ultérieures.
Dépense immédiate des échantillons de produits
Même si les échantillons de produits peuvent être utilisés sur plusieurs périodes comptables ou même plusieurs années, les PCGR permettent de les comptabiliser en charges lors de leur achat initial. Cela est dû au fait que les échantillons ne peuvent souvent pas être directement associés aux revenus correspondants. De nombreux clients et clients potentiels peuvent voir les échantillons. Certains peuvent faire un achat et d'autres non. La passation en charge des échantillons permet à l'entreprise de comptabiliser le coût une fois engagée, plutôt que d'essayer de déterminer les périodes futures auxquelles la dépense appartient. Pour comptabiliser la dépense, débitez les échantillons ou les fournitures sur le compte de résultat et créditez la banque ou les comptes créditeurs, selon que les échantillons ont été payés ou non.
Capitaliser les échantillons de produits
Si les échantillons de produits peuvent être associés à une vente spécifique, ils peuvent être capitalisés, puis passés en charges dans la période des revenus correspondants. Par exemple, si des échantillons de boiseries personnalisées étaient créés pour un client spécifique en mai, une entreprise pourrait capitaliser les coûts sur les livres et les passer en charges lorsque le client effectuera l'achat en septembre. Les écritures comptables initiales sont un crédit pour les espèces ou les créditeurs et un débit pour les dépenses payées d'avance. Lorsque le coût est passé en charges, le compte Dépenses payées d’avance est crédité et le compte Échantillons ou Fournitures est débité.
Échantillons obsolètes
Si une entreprise choisit de capitaliser les échantillons de produits et de les dépenser dans une période future ou sur plusieurs périodes, elle doit les vérifier régulièrement pour s'assurer qu'ils sont toujours utilisables. Si un échantillon de produit capitalisé devient obsolète ou n'est plus utilisé par la société, il doit être radié au cours de cette période. Cela est également vrai si l'échantillon est endommagé et ne peut plus être utilisé.
