Qu'il s'agisse d'un chef de la direction d'une entreprise ou d'un non-citoyen, il est fort probable qu'il traitera une lettre avec une date limite de son vivant. Les lettres d’échéance peuvent servir de documents promotionnels, d’avertissements et même de correspondance. Il existe plusieurs types de ces lettres.
Lettres d'échéance primaires
Les lettres d’échéance primaires sont envoyées lors d’une première correspondance au sujet d’une échéance prochaine. Ils présentent un projet ou un événement et font savoir aux individus qu'une échéance est imminente ou vient d'être fixée. Ces types de lettres d’échéance ont pour but d’informer et de susciter l’intérêt, ou d’aider à l’organisation d’un projet ou d’un événement. Ils sont généralement très cordialement écrits avec un langage positif. Ils peuvent provenir directement des PDG ou des coordinateurs de projet et sont parfois envoyés en masse. Ces lettres sont parfois envoyées des mois avant la date limite.
Lettres d'échéance secondaires
Les lettres d'échéance secondaires sont des lettres écrites faisant suite à la correspondance d'échéance principale. Ces lettres rappellent brièvement à une personne qu’une échéance est imminente et la pressent souvent d’être présent ou de promouvoir l’événement, ou de terminer une mission à la date limite indiquée dans la lettre principale. Ils peuvent fournir une référence à la lettre principale, telle que la date d'envoi de la lettre principale et la raison pour laquelle la personne l'a reçue, par exemple son appartenance à un comité particulier.
Lettre d'échéance passée
Les lettres d'échéance antérieures informent une personne qu'elles ont manqué une échéance fixée. Les lettres ne doivent pas manquer de cordialité, mais elles sont souvent plus strictes que les lettres d’échéance primaires et secondaires. Si le délai non respecté impliquait un type de paiement, la lettre peut détailler les éventuels frais de retard encourus. La lettre peut également préciser l’intention d’intenter une action en justice ou émettre des avertissements quant aux autres conséquences du non-respect du délai.S'il n'y a pas de conséquences, par exemple si les lettres principales et secondaires concernent les dates limites de don, la lettre peut indiquer à la personne comment continuer à participer à l'organisation ou comment respecter le prochain délai prévu.
Calendrier des lettres d'échéance
Contrairement aux autres types de lettres d’échéance, les lettres d’échéance du calendrier permettent de définir plusieurs échéances à la fois. Ils servent d'esquisse pour les tâches ou les objectifs du projet et ressemblent davantage à une vue d'ensemble. Ces lettres demandent souvent au destinataire de sauvegarder les dates données dans leurs horaires.
Lettre de date limite des excuses
Les lettres d’échéance des excuses sont envoyées par le destinataire à la personne qui a envoyé la lettre originale. Ils expriment leur regret de manquer un délai imparti par un patron ou une organisation. Ces lettres incluent parfois une demande de nouvelle date limite ou demandent si des conditions doivent encore être remplies.
