La tentation d'exécuter chaque tâche vous-même et de diriger la société à votre guise vous invite, mais le résultat de ce choix est éloquent. Essayez de vous tenir debout avec chaque pied dans un char séparé tout en contrôlant 16 chevaux et, assurément, vous allez vous écraser. Bien que l'entreprise puisse survivre à ses conséquences, tout recommencer à zéro prend une quantité considérable de cœur et d'âme et dévore votre temps précieux.
Le choix préféré consiste à laisser tomber les rênes et à choisir entre une conception organisationnelle fonctionnelle ou divisionnaire. Pensez donc aux forces et aux faiblesses des différents types avant de rendre votre sélection permanente. Examinez les avantages et les inconvénients de la fonction par rapport au service afin de déterminer qui doit assumer quels rôles dans l'entreprise, qui fera rapport à qui et comment grouper les membres du personnel pour une efficacité maximale.
Quels sont les quatre types de structures organisationnelles?
Les structures organisationnelles fournissent une description formelle de la manière dont la communication et la prise de décision devraient se dérouler dans votre entreprise. Un organigramme indique qui rend compte à qui et qui a le dernier mot sur tous les problèmes pouvant survenir sur le lieu de travail. Les nouveaux employés peuvent consulter l'organigramme pour demander à la bonne personne quelles décisions et actions doivent être approuvées au préalable et lesquelles requièrent une autorisation à chaque fois, par exemple pour commander du matériel de bureau durable ou rembourser les paiements du consommateur pour des biens et services personnalisés. Malheureusement, prendre des décisions dans des structures organisationnelles hiérarchiques ou pyramidales conduit souvent à des discussions sans fin sur la responsabilité sans que les membres de l'équipe ne prennent jamais d'action décisive. Explorez donc les avantages et les inconvénients de chaque structure avant de choisir celle qui convient le mieux à votre projet..
Structure organisationnelle plate
La structure organisationnelle plate élimine plusieurs niveaux de personnel entre les décideurs et les employés au niveau inférieur du graphique. Plutôt que d'avoir un chef d'équipe qui relève d'un chef d'étage, puis d'un directeur et ainsi de suite jusqu'au directeur général, des équipes de 15 personnes maximum relèvent d'un seul responsable, qui relève directement du directeur général. Dans le modèle de gestion à plat, les membres de l'équipe communiquent d'abord avec leur responsable. Les gestionnaires se consultent parfois avant de parler au PDG, après quoi ils retournent sur le lieu de travail pour partager des informations avec leurs équipes respectives. Pas moins d'une fois par an et aussi souvent qu'une fois par trimestre, le PDG peut parler à l'ensemble du personnel dans une adresse précise de l'entreprise.
Un organigramme plat ressemble souvent à un rectangle ou à un trapèze, avec au plus deux à quatre couches séparant les travailleurs du propriétaire ou du chef de la direction, par rapport à d'autres organigrammes pouvant comporter six niveaux d'autorité ou plus. Les membres de l’équipe ont un peu de pouvoir de décision, comme le moment de prendre des pauses, mais le nombre d’heures travaillées par chaque employé et le fait de savoir si quelqu'un peut ou non agir sans autorisation affirmative continue proviennent toujours du directeur général aux gestionnaires. et de là aux membres de l'équipe. La plupart des entreprises en démarrage allégées commencent par une structure autocratique mais plate, qui finit par devenir un graphique hiérarchique, basé sur les fonctions, à moins que les diverses équipes ne renoncent délibérément à devenir bureaucratiques.
Rapport matriciel
Dans une entreprise qui dessert plusieurs régions géographiques, propose plusieurs produits, remplit des fonctions distinctes ou sert plusieurs groupes de clients, chaque employé dépend de plusieurs départements ou divisions. L'organigramme matriciel ressemble à un losange: les employés au niveau inférieur, les responsables d'un ou de plusieurs départements au niveau supérieur et le responsable de l'entreprise au sommet. Cette structure de gestion fonctionne bien dans le secteur des services, notamment pour répondre aux besoins en matière de logement et d’emploi des personnes handicapées.
Organisations fonctionnelles
Avez-vous déjà entendu dire "ce n'est pas mon ministère" lorsque vous avez besoin d'informations ou devez prendre des mesures? Vous avez peut-être rejoint une entreprise qui a organisé son personnel en fonction de ses fonctions. Les concessionnaires automobiles utilisent souvent ce modèle de gestion. Les concessionnaires classiques ont un groupe de vente et un département financier travaillant sur chaque transaction, un département de services administratifs qui traite les problèmes de ressources humaines et de service client, une équipe de service et une section publicité. La communication échoue parfois en raison de la nécessité de faire passer des messages à autant de niveaux d'autorité, mais tout le monde sait quelles sont leurs responsabilités. Il n'y a donc pratiquement aucune prise de décision tant que les différentes équipes ne se sont pas réunies pour créer des stratégies permettant d'atteindre leurs objectifs quotidiens, hebdomadaires et mensuels pour les ventes et le service.
Définition de la structure divisionnaire
Dans les entreprises ayant une portée nationale, continentale ou mondiale, la division en divisions par marque ou région peut réduire le dédoublement des tâches et des ressources qui se produit lorsqu'un système de gestion axé sur les fonctions devient trop volumineux. Plutôt que de poursuivre ses activités en tant qu’entité unique et lourde, la société utilisant un plan d’organisation par division se clonerait d’abord, puis réduirait ses effectifs. Les cadres intermédiaires prennent le premier coup, suivis des travailleurs les moins compétents ou les plus efficaces, jusqu'à ce qu'il ne reste plus que les meilleurs producteurs et suffisamment de gestionnaires pour que tout fonctionne correctement. À ce stade, les travailleurs les mieux rémunérés reçoivent des offres - souvent accompagnées d'incitations généreuses - de quitter l'entreprise. Les nouvelles et les anciennes entreprises se sont renommées pour refléter les modifications, parfois en se réorganisant en division (Nom de l'entreprise) (Nom ou région). Les deux divisions continuent ensuite comme précédemment jusqu'à ce qu'elles deviennent suffisamment grandes pour se séparer à nouveau.
Holacracy
Le développement récent du cinquième type de structure organisationnelle, appelé "holacracy", répartit le pouvoir décisionnel au moyen de rôles et de responsabilités. Les membres du personnel choisissent les rôles qu’ils souhaitent occuper et assument la responsabilité de la réalisation de la multitude de tâches nécessaires à la réalisation des objectifs de la société. Le système, créé par Brian J. Robertson, renverse la pyramide de pouvoir féodale et descendante pratiquée par les organisations plus anciennes et plus grandes et transfère la prise de décision et la liberté d'action à chaque employé de l'entreprise. Étonnamment, près de 140 entreprises ont déjà choisi l'holacratie comme structure organisationnelle à partir de 2018, parmi lesquelles Zappos et Mercedes-Benz. Cette structure ressemble à un groupe de bulles de mots qui se chevauchent.
Qu'est-ce qu'un graphique fonctionnel?
Visualisez votre entreprise sous forme de dessin, avec le propriétaire ou le PDG en tête. Ce dessin commence votre graphique. Le président et deux vice-présidents ou plus se trouvent en dessous du directeur général. Sous chaque vice-président, vous trouvez deux responsables de département ou plus: les finances, le service à la clientèle, l'équipe de production et l'équipe de recherche et développement. Le graphique illustre une chaîne de commandement claire et directe. Les informations circulent du propriétaire et du directeur général vers le bas, et il est rare que les responsables des départements passent par les supérieurs hiérarchiques. Lorsque cela se produit, il peut s'écouler des mois, voire des années, avant qu'un travailleur ne voit ses idées mises en œuvre.
Qu'est-ce qu'une structure organisationnelle divisionnaire?
Comme indiqué précédemment, les entreprises organisent une division lorsque l'entreprise atteint une taille ingérable. Les divisions desservent une région géographique ou représentent l'ensemble du marché d'une entreprise. Chaque vitrine ne contient qu'une seule marque ou gamme de produits, à moins que l'entreprise n'ait achevé son cycle de croissance.
Certaines sociétés divisionnaires existent pour commercialiser les sous-produits d’autres industries. Cette approche réduit la production de déchets tout en optimisant les profits de chaque ligne de produits. À titre d’exemple, la société Procter and Gamble fabrique du savon, dont de nombreux ingrédients proviennent des sous-produits de la production de viande. Leur emplacement à Cincinnati permet à Procter and Gamble de tirer parti de la concurrence entre les différents producteurs de viande de l’Ohio, maintenant ainsi des prix bas. La même région de Cincinnati produit également de l’alcool de grain, de sorte que le grain qui fabriquait un fût de bourbon nourrissait également un troupeau de bovins. Le fumier et l'urine produits par les bovins et les porcs de la région deviennent les produits chimiques utilisés dans la fabrication du savon après la digestion et l'élimination. Les animaux produisent également de l'engrais pour le prochain champ de céréales et du carburant pour la ferme sous forme d'ammoniac et de méthane.
Qu'est-ce qu'un environnement de travail matriciel?
Une entreprise utilisant la structure matricielle pour la gestion et la communication peut servir les enfants, les familles et les adultes, offrant des services de relève, des soins personnels et une formation en intervention précoce aux enfants et aux familles, ainsi qu’une aide à la préparation à l’emploi pour les adultes. En tant que telle, cette société aurait un département d’assurance qualité, une aide au logement, une formation professionnelle et un département de services à la famille. Les responsables de programme peuvent rendre compte à trois des quatre départements, le service d’assurance qualité procédant à un audit indépendant des trois, ou chaque service peut rendre compte à son propre superviseur et au spécialiste de l’AQ. Bien que la structure matricielle augmente la communication entre les départements, de nombreux employés n’ont toujours pas le pouvoir de prendre une décision spontanée. Les différents programmes doivent également se disputer les budgets
Décidez comment configurer votre structure d'entreprise
Que vous choisissiez une structure organisationnelle fonctionnelle ou par division, utilisez une matrice ou laissez simplement votre entreprise fonctionner de manière holistique, assurez-vous que chaque membre du personnel sait à qui il se rapporte et quelles tâches il doit s’attendre à accomplir. Si vous décidez d'expérimenter de nouvelles structures, faites appel à un formateur qui excelle dans ce style de gestion plutôt que de vous lancer seul dans un processus inconnu. Demandez conseil à vos assureurs maladie sur les structures organisationnelles qui contribuent au stress et aux blessures sur le lieu de travail et demandez aux assureurs de votre entreprise toute probabilité accrue de vulnérabilités juridiques de chaque type d’organisation.
Parce que certaines structures de gestion fonctionnent mieux dans des industries spécifiques, visitez quelques entreprises similaires et n'hésitez pas à copier leur style si cette entreprise semble prospérer. Consacrez le plus de temps possible à observer le fonctionnement de leur entreprise. Posez toutes les questions, même si cela peut sembler irrespectueux ou curieux.
Une fois que vous avez défini une hiérarchie basée sur les fonctions, donnez à chaque membre de l'entreprise le temps de s'installer. Prenez note des goulots d'étranglement ou des luttes de pouvoir. Le problème est-il la position ou la personne? N'ayez pas peur de déplacer les gens d'un poste à un autre jusqu'à ce que tout se passe bien et que vous commenciez à générer les marges bénéficiaires attendues dans votre secteur. Si le poste a créé le problème, réfléchissez aux changements qui doivent se produire avant de les éliminer du tableau de votre entreprise.
Si vous vous retrouvez à déplacer la même personne dans l'entreprise sans voir aucune amélioration de sa production ni aucune augmentation de ses compétences, encouragez-la à rechercher un nouveau poste ailleurs. Vous devrez peut-être aussi vous épargner un mal de tête et la virer carrément. Il est préférable d'être ouvert et honnête dès le début plutôt que de se battre contre une employée populaire bien établie qui ne fait pas partie de son rôle actuel. Plus un mauvais employé est enraciné et populaire, plus son effet sur le moral est important.
Gardez la situation aussi positive que possible en aidant les employés avec lesquels vous devez licencier pour trouver leur prochain emploi. Donnez-leur une indemnité de départ, par exemple, ou insérez-les dans des programmes de formation dans le cadre du processus de séparation de votre entreprise. Surtout, si vous avez le temps et les ressources, donnez à vos employés le droit de licencier ou de licencier une liste de ressources locales pour amortir les pertes économiques et aidez-les à trouver la position qui leur convient dans un secteur totalement différent.
