Dire au revoir n'est jamais facile, qu'il s'agisse d'une relation personnelle ou professionnelle que vous quittez. Mais lorsque vous vous séparez de vos clients, quelle que soit la raison, il est important d’être intentionnel, transparent et plein de tact lorsque vous partagez les informations. Vos clients ont joué un rôle important dans votre entreprise et vous devriez les traiter comme tels.
Créer une lettre de sens
Écrire des lettres d'adieu aux clients ne doit pas être compliqué. Mais cela doit être fait rapidement. Beaucoup d’entre nous courons dans les dénouements par peur des émotions qui vont surgir ou ils sont mal planifiés ou totalement ignorés à mesure que nous avançons dans notre propre direction. Ce ne doit pas être comme ça. Marquez l'occasion et honorez le rôle que vos clients ont joué dans votre entreprise.
Connaissez votre lecteur
Cela peut sembler évident, mais il est important de bien comprendre le motif de la correspondance avec les clients. Vous sortez des affaires? Est-ce que vous prenez votre retraite? Ou éliminez-vous les clients "problèmes" de votre entreprise? Avez-vous une relation plus formelle avec vos clients ou est-ce plus décontracté? En définissant clairement le destinataire de la lettre et votre relation avec eux, vous pourrez déterminer comment écrire avec les problèmes d'adressage vocal appropriés.
Par exemple, si vous écrivez des lettres d’adieu à un groupe de clients indésirables, vous pouvez utiliser l’approche dite du bouc émissaire, qui indique à votre
Soyez succinct, mais chaleureux
Quelle que soit votre raison, votre lettre aura un impact sur vos clients. Lorsque vous écrivez votre lettre, pensez à votre message. Utilisez un langage clair et concis, mais utilisez un ton amical et abordable. Vous transmettez des informations à votre client et il est important d'être aussi concis que possible. De longues explications avec des détails ne sont pas nécessaires;
Ne pas enterrer les nouvelles
Dans les relations professionnelles, le premier paragraphe de la lettre du client d'adieu doit clairement indiquer que la relation avec le client est résiliée, le calendrier et le statut des services convenus dans les contrats ou accords précédemment passés. En faisant cela, vous donnez le ton et clarifiez votre correspondance. Tenter de mettre fin à la corruption ou d’enterrer les mauvaises nouvelles ne fera que dérouter le client.
Préparez vos clients au changement
Dans les cas où vous dites au revoir à vos clients parce que vous quittez l'entreprise, soyez clair sur ce qui se passe ensuite. Les clients doivent bien comprendre, à la fin de la lettre, les raisons de votre départ, votre calendrier et ce à quoi ils peuvent s’attendre. Toujours inclure un moyen pour votre client de contacter votre entreprise et leur faire savoir les prochaines étapes.
Ecrire une lettre d'adieu à votre client ne doit pas être une expérience négative. En fait, cela peut renforcer votre crédibilité et votre professionnalisme. Restez simple, concis et clair et les chances sont, vos actions seront appréciées.
