Une fois qu'ils sont complétés, les formulaires W-9 de vos fournisseurs, pigistes et entrepreneurs n'expirent pas. Cependant, l'IRS exige qu'elles soient remplacées lorsque des informations spécifiques sont modifiées, notamment les noms, le type d'entité commerciale ou le numéro d'identification du contribuable. Bien que cela ne soit pas requis par l'IRS, votre entreprise peut demander la mise à jour de formulaires W-9 afin de conserver des enregistrements précis de vos fournisseurs de services.
Conseils
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Les formulaires W-9 incluent des informations fiscales importantes sur les fournisseurs de services de votre entreprise, et ils n'expirent pas. Toutefois, certains changements d’information peuvent nécessiter l’utilisation d’un nouveau W-9.
Le but d'un W-9
Les entreprises utilisent les formulaires IRS W-9 pour recueillir des informations sur les contribuables auprès de fournisseurs de services autres que des employés. Les sociétés financières utilisent également le formulaire W-9 pour déclarer les intérêts imposables et les dividendes versés à leurs clients. Les informations saisies sur le formulaire sont envoyées à l'IRS afin de documenter les paiements que l'entreprise a effectués aux pigistes, aux entrepreneurs indépendants et aux fournisseurs rémunérés à plus de 600 USD pour des services rendus au cours d'une année civile. L'IRS exige que les personnes remplissent le formulaire avec leurs nom, adresse, numéro d'identification fiscale ou numéro de sécurité sociale et une signature. On demande aux vendeurs et aux entrepreneurs indépendants le nom de leur entreprise, le type d’entité commerciale, le numéro d’identification de l’employé et la signature du donneur d’ordre. Tous les fournisseurs de services doivent indiquer s'ils sont exemptés ou non exemptés de retenue à la source.
Lorsqu'un nouveau formulaire W-9 est requis
Pour garantir que les revenus déclarés par une entreprise correspondent aux informations fournies dans les déclarations de revenus de ses fournisseurs de services, l'IRS exige le remplacement d'un formulaire W-9 existant dans quelques circonstances. Un nouveau W-9 est nécessaire si le nom d'une personne change, par exemple après le mariage; Cependant, un changement d'adresse ne nécessite pas de remplacement du W-9. Une autre raison serait si une entreprise passe d'un type d'entité juridique à un autre. Par exemple, si une entreprise individuelle change de LLC, un nouveau formulaire W-9 est requis. De même, le passage d'un numéro d'identification de contribuable à un numéro d'identification d'employeur nécessiterait un formulaire de remplacement.
Changements dans la retenue de sauvegarde
L'IRS peut demander à une entreprise de retenir un pourcentage du revenu versé à des prestataires de services spécifiques. Ceci est appelé retenue de sauvegarde. L'argent est retenu par l'entreprise et envoyé à l'IRS pour des raisons pouvant inclure des paiements d'impôts insuffisants, un numéro d'identification fiscale incorrect ou l'omission de fournir un numéro d'identification fiscale. L'IRS nécessite un nouveau formulaire W-9 lorsqu'une entreprise est tenue d'initier une retenue à la source pour un pigiste, un entrepreneur indépendant ou un fournisseur. Le formulaire de remplacement doit indiquer le changement de retenue de réserve d'exempt à exonéré.
