Lorsque vous embauchez un nouvel employé, vous devez remplir et soumettre un certain nombre de formulaires pour pouvoir travailler légalement aux États-Unis. Votre entreprise peut également demander au nouveau travailleur de remplir des formulaires supplémentaires spécifiques à l'entreprise. En règle générale, ces formulaires sont remplis tôt dans la journée, le premier jour de travail de l'employé.
W-4
Un W-4 est un document fiscal américain que tous les nouveaux employés doivent remplir. Il répertorie le numéro de sécurité sociale de l'employé et les exemptions fiscales. Le formulaire permet aux employeurs de déterminer le montant des impôts à retenir sur chaque chèque de paie. Les employés peuvent généralement modifier les informations relatives à leurs exemptions tout au long de leur carrière au sein de votre entreprise.
I-9
Un I-9 est un autre formulaire gouvernemental qui doit être rempli par les nouveaux employés. Il vérifie l'aptitude juridique de l'employé à travailler aux États-Unis. Il est requis par les services de citoyenneté et d’immigration du département américain de la Sécurité intérieure. Les employés doivent soumettre des informations de base, notamment leur nom, leur numéro de sécurité sociale et leur statut de citoyen. Les employés doivent également fournir la documentation accompagnée de ce formulaire pour prouver qu'ils sont éligibles pour travailler aux États-Unis. Les exemples de documentation incluent un passeport en cours de validité, délivré par l'État. et carte de sécurité sociale.
Formulaires de compagnie
Votre entreprise peut également avoir des formulaires à remplir et à soumettre aux employés le premier jour de travail. Par exemple, vous pourriez avoir un manuel de l'entreprise et un formulaire à signer pour les employés, indiquant qu'ils ont lu et compris toutes les règles de l'entreprise. Vous pouvez également demander aux employés de signer un accord de confidentialité interdisant aux employés de partager des informations confidentielles de l'entreprise avec des personnes extérieures à l'entreprise.
Autres formes
Votre entreprise pourrait également avoir besoin d'une variété d'autres formes. Ceux-ci incluent un formulaire de reconnaissance de la politique en matière de drogue et d’alcool, un formulaire sur le harcèlement sexuel ou un formulaire de renseignements personnels élémentaires comprenant le nom, le numéro de téléphone, l’adresse, la date de naissance et les informations sur le conjoint et l’enfant de l’employé. Les employés peuvent également avoir besoin de remplir un formulaire de contact d'urgence afin que vous sachiez qui contacter en cas d'urgence au travail.
