La paperasserie fait partie des affaires et le processus d'embauche d'un nouvel employé ne fait pas exception. Certains nouveaux employés doivent remplir certains documents, tels que des formulaires de retenue d'impôt et des documents relatifs au dépôt direct. Tous les formulaires nécessaires ainsi que les documents propres à l'entreprise doivent être remplis par l'employé et traités à temps, idéalement le premier jour de l'employé.
Nouveaux papiers d'employés
Les nouveaux employés doivent remplir un formulaire de demande d'emploi - s'ils ne l'ont pas déjà fait - en indiquant leur adresse complète, leurs numéros de téléphone, leurs coordonnées d'urgence, leurs références et leur expérience professionnelle antérieure, ainsi que le consentement à une vérification des antécédents et le consentement au médicament. essai. La plupart des employés remplissent les formulaires de demande et de consentement signés au cours des entretiens et des processus d’embauche, mais si ce n’est pas le cas, les ressources humaines auront besoin que ces informations soient complétées et traitées pour le dossier du personnel.
Formulaires gouvernementaux
Le gouvernement américain exige que plusieurs formulaires soient remplis pour chaque nouvel employé. Le formulaire I-9 vérifie l'identité de chaque personne embauchée et s'il est légalement autorisé à travailler aux États-Unis. Ce formulaire doit être rempli et signé au plus tard le premier jour d'emploi et conservé par l'employeur avec une copie de la carte de sécurité sociale de l'employé. Le formulaire W-4 détaille les allocations de retenue d'un employé aux fins de l'impôt sur le revenu fédéral. Les employés doivent remplir un nouveau formulaire W-4 si leur allocation de retenue change au cours de l’année.
Formulaire d'état d'embauche récente
En vertu de la loi fédérale, tous les employeurs sont tenus de signaler chaque nouvel employé - dans les 20 jours suivant l’embauche - au Bureau américain de l’application des pensions alimentaires pour enfants. Cet organisme d'État détermine si un employé doit des pensions alimentaires pour enfants. Les nouvelles recrues peuvent être signalées à l'aide d'une copie du formulaire W-4 ou d'un formulaire de société répertoriant les mêmes informations. Les formulaires peuvent être soumis par voie électronique ou par courrier au Répertoire des nouveaux employés de l’État dans lequel l’employé travaille.
Formulaire de dépôt direct
Un formulaire de dépôt direct doit être rempli et transmis au service de la comptabilité. Une employée devra inscrire son nom, son adresse et ses numéros de compte bancaire, ainsi que joindre un chèque annulé vierge afin de recevoir le dépôt direct de ses chèques de paie.
Réception des manuels de l'employé
Les nouveaux employés doivent recevoir une copie du manuel de l'entreprise et du manuel de sécurité, le cas échéant. Chaque employée doit signer et dater un accusé de réception qu’elle a reçu et respecter les règles énoncées dans le manuel. Ces formulaires sont importants, puisqu'un manuel de l'entreprise énonce toutes les règles de l'entreprise, y compris la politique en matière de drogue et d'alcool, la politique en matière de harcèlement sexuel, le code de conduite des employés, les clauses de non-divulgation et de non-concurrence, ainsi que d'autres informations pertinentes sur l'entreprise.
