Signer ou ne pas signer? Telle est la question qui se pose souvent lorsque des gestionnaires très occupés décident d’écrire un mémo. Contrairement aux lettres commerciales, qui nécessitent clairement une signature, les mémos sont une question différente. Il n’est pas clair pour beaucoup de jeunes cadres qui débutent dans le monde des affaires de décider de les signer. Les conseils suivants vous aideront à faire la lumière sur le fait de signer ou non.
Articles dont vous aurez besoin
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Ordinateur
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Programme de traitement de texte de base
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Guide de grammaire ou cahier de style, par exemple, AP Style Book
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Recherche thématique, c'est-à-dire rapports financiers, rapports comptables, etc.
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Dictionnaire, thésaurus, tableur (facultatif)
En apparence, ils peuvent sembler similaires, mais il existe de nombreuses différences entre un mémo et une lettre. Les lettres écrites sur du papier à en-tête de la société sont des documents externes. Ils ont tendance à s'adresser à des publics extérieurs plus restreints, tels que les clients, les fournisseurs et les régulateurs du secteur. Cela fait de la signature un élément obligatoire. Les mémos, cependant, sont internes et ne sont généralement vus que par les employés de la société. En pratique, les mémos n'incluent pas de signature. Cependant, les gestionnaires ont parfois intérêt à inclure leurs initiales à côté de leur nom dans l'en-tête. Le vrai truc est de savoir si et quand le faire.
Le but d'un mémo aidera à déterminer s'il faut le signer ou non. En second lieu, les mémos constituent le principal outil utilisé par les responsables pour partager des informations avec leurs employés, qu’il s’agisse de simples annonces ou d’informations essentielles concernant les modifications apportées aux règles. Certains mémos ont tendance à être plus sensibles que d’autres.
Quelle est la sensibilité de l'information? Les mémos de routine - ceux qui traitent de sujets non controversés - constituent l'essentiel des mémos envoyés par les responsables. Ces types de mémos nécessitent rarement un suivi et ont tendance à être pris au pied de la lettre. D'autres sujets, tels que les mesures de réduction des effectifs des entreprises, la réduction des avantages pour la santé, etc., peuvent être difficiles à entendre pour les employés. En conséquence, leur validité peut être contestée. Lorsque le sujet est sensible, le rédacteur de mémo peut parapher le mémo pour ajouter de la validité au contenu. Mais même dans ce cas, les initiales ne sont pas obligatoires.
Combien de personnes vont recevoir le mémo? Encore une fois, les mémos vont parfois à des centaines de personnes et leur initialisation peut prendre beaucoup de temps. Dans le monde des affaires, le temps, c'est de l'argent. Même ajouter des initiales peut être une entreprise de grande envergure. Lorsque vous décidez d'initier ou non un mémo, demandez quelle valeur est ajoutée à cette tâche. S'il n'y en a pas, sautez-le.
Conseils
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Les blocs de signature signalent aux lecteurs qu’ils ont atteint la fin d’une lettre. Avec les mémos, cependant, télégraphiez la fin en utilisant des expressions transitoires soulignant la conclusion, telles que «en terminant» ou «enfin».
Attention
N'oubliez pas que vous rédigez une note de service ou une lettre, avec ou sans signature, il peut s'agir d'un document juridiquement contraignant. Ne précipitez jamais votre correspondance à la hâte. Vous pourriez vous-même et votre compagnie dans l'eau chaude.
