Les réunions sont une partie nécessaire de chaque entreprise. Dans la mesure où une réunion bien planifiée est un forum permettant d'exploiter le capital humain, il s'agit d'un outil essentiel pour améliorer la productivité de la main-d'œuvre. Il n’existe pas de moyen universel de gérer une réunion. Cependant, vous pouvez poser certaines questions lors de la plupart des réunions pour vous aider à rester sur la bonne voie et à atteindre vos objectifs.
Quels sont les objectifs de cette réunion?
Commencez chaque réunion en identifiant d’abord ses objectifs, ce qui sert également à aider à "briser la glace". Posez des questions telles que "Que voulons-nous accomplir aujourd'hui?" ou "Quels sont les objectifs de cette réunion?" Fixer un objectif clair peut vous aider et aider les participants à rester sur la bonne voie. Si la réunion change de cap, vous pouvez alors rappeler poliment aux participants les objectifs de la réunion.
Quels progrès avons-nous accomplis depuis la dernière réunion?
Demandez aux participants à la réunion: "Quels progrès avons-nous accomplis depuis la dernière réunion?" Cette question est particulièrement utile si vous avez des réunions récurrentes. Préparez-vous à discuter des progrès que vous avez accomplis et apportez un ordre du jour de la réunion qui répertorie les sujets importants que vous avez abordés lors de vos réunions précédentes et ce que vous avez fait pour résoudre les problèmes en suspens.
À quels problèmes sommes-nous confrontés?
Les réunions sont un lieu de discussion sur les problèmes que vous ou les membres de votre équipe rencontrez avec un projet, votre entreprise ou un particulier. Cela signifie donc "À quels problèmes sommes-nous confrontés?" La préparation est essentielle, alors planifiez la réunion en proposant une liste de points de discussion. Lorsque vous discutez de problèmes, ne vous fâchez pas et ne soyez pas sur la défensive; restez calme et expliquez les problèmes connus, découvrez les menaces qui se dessinent et cherchez des moyens de les résoudre.
Que voulons-nous accomplir avant notre prochaine réunion?
Terminez toutes les réunions en demandant: "Que voulons-nous accomplir avant notre prochaine réunion?" Dressez une liste des prochaines étapes à la fin de chaque réunion. Demandez à un membre de votre équipe d'envoyer des notes de réunion détaillées décrivant les rôles, les responsabilités et les dates pour chacune de vos prochaines étapes. Faites le tour de la salle et demandez aux participants de dire ce qu’ils pensent être les meilleures mesures à prendre pour atteindre vos objectifs pour la prochaine réunion.
Comment pouvons-nous atteindre nos objectifs commerciaux à l'avenir?
Demandez aux participants à la réunion: "Comment allons-nous atteindre nos objectifs commerciaux à l'avenir?" C'est important car toutes les réunions doivent s'aligner sur les buts et objectifs de l'entreprise. La question aide les participants à la réunion à garder une vue d'ensemble car c'est quelque chose qui se perd souvent dans le remaniement quotidien.
