Que vous traitiez un événement privé ou un mariage, un contrat devrait toujours être impliqué. Un contrat de restauration est un accord entre vous - le traiteur - et votre client. Il est important de créer un contrat solide qui définisse vos tâches envers le client, mais également les tâches du client envers vous. Peu importe le contrat, assurez-vous que votre client et vous-même devez signer, dater et imprimer vos noms sur le contrat lui-même.
Informations sur l'événement
Une des premières choses que votre contrat de restauration devrait énumérer est le nom du client, la date et l'heure de l'événement et le lieu de l'événement. Ces informations doivent figurer sur le contrat afin que le client et vous-même acceptiez les termes du contrat pour cette date. Assurez-vous que les informations de contact du client figurent également sur le contrat, telles que l'adresse électronique, le numéro de téléphone ou le numéro de fax.
Frais
Cette partie du contrat doit décomposer les coûts de l’événement et ce qui est facturé au client. Les éléments à inclure dans les coûts sont le nombre minimum et maximum d'invités, le prix par personne, le prix par enfant, le type de service commandé par le client et le coût total estimé de l'événement pris en charge. Si vous facturez des frais de dépassement pour des heures de service plus longues ou un transport difficile, ces frais éventuels doivent également être inclus dans votre contrat.
Types de service et dotation
Il est important que le client comprenne le nombre de serveurs qu’il reçoit pour son prix négocié et le type de service qu’il commande, afin d’éviter toute confusion lors de l’événement.Indiquez sur le contrat le type de service offert au client, par exemple un buffet, des hors-d'œuvre servis avec plateaux ou un événement assis. Indiquez sur le contrat le nombre de serveurs, de bus et de barmans qui seront présents dans votre entreprise et indiquez les frais éventuels pour les membres supplémentaires du service.
Menu et boissons
Un contrat de restauration doit comporter une liste complète du menu que la cliente reçoit lors de son événement. Inclure les plats, les apéritifs et les boissons sur le contrat. Cela évitera toute confusion du fait qu'un client doive comparer une facture ultérieurement s'il n'est pas satisfait de ses services.
Termes et conditions
La dernière section d'un contrat de restauration doit contenir une liste des termes et conditions de la relation entre vous - le traiteur - et le client. Répertoriez les informations concernant votre assurance responsabilité civile, la date limite à laquelle le client peut modifier le nombre d'invités ou le menu, et les informations de paiement. Décomposez les informations de paiement du montant d'un acompte dû, du montant de l'acompte remboursable et du moment où le paiement final du solde est dû par le client. Décrivez votre politique d'annulation et indiquez si un client reçoit un remboursement pour une annulation effectuée à une date donnée.
