La définition large de «partie prenante» désigne toute personne en position d'affecter ou d'être affectée par les actions d'un groupe ou d'une organisation. Les entreprises et les organisations à but non lucratif accordent une grande attention aux parties prenantes, dont les attitudes et les comportements peuvent faire toute la différence entre le succès et l’échec du mandat organisationnel d’une entreprise. La communication avec les parties prenantes est essentielle pour les organisations, mais ne se fait pas toujours facilement ni efficacement. Pour commencer, identifiez les principales parties prenantes, puis créez et diffusez un message et assurez-vous qu’il produit l’effet souhaité.
Identifier les intervenants
Chaque organisation ou entité interagissant avec d'autres personnes, de sorte que, techniquement, toute personne interagissant avec l'organisation peut être considérée comme une partie prenante. Il est toutefois important d'évaluer l'importance de chaque groupe de parties prenantes lors de l'élaboration d'un programme de communication avec les parties prenantes. Dans une organisation traditionnelle, les groupes de parties prenantes typiques sont généralement les clients, les fournisseurs, la direction, les employés, les sous-traitants et les sous-traitants. Dans un contexte universitaire ou à but non lucratif, les parties prenantes peuvent être composées de citoyens, d'étudiants, d'élus, de dirigeants et de travailleurs municipaux, d'autres organisations à but non lucratif, de personnel et de cadres.
Fixer des objectifs de communication
Avant de développer une campagne de messagerie, il est important de clarifier les raisons de la communication.Le but de la communication est-il simplement d’informer les parties prenantes d’une action ou d’une décision imminente, de les impliquer dans une initiative, de les engager, ou de prévenir ou de surmonter l’opposition? Si vous essayez simplement d'informer ou de sensibiliser, plutôt que d'influencer le comportement ou d'affecter les perceptions, l'approche de la communication sera très différente.
Développer un message
La communication elle-même doit prendre en compte le ou les destinataires ainsi que les objectifs de la communication. Par exemple, si le public inclut des hommes d’affaires locaux et que l’objectif est d’engager leur coopération dans une nouvelle initiative, la communication devra répondre à leurs préoccupations spécifiques et leur démontrer l’avantage évident de participer à votre cause. Si vous essayez simplement d'accroître la notoriété de votre organisation dans la communauté ou sur le marché, la communication peut être plus générale et s'adresser à un public plus large.
Choisissez un format de communication
La manière dont un message est communiqué peut aller de rencontres personnelles à des communications de masse. Si l'objectif est de changer le comportement, une communication bidirectionnelle peut être requise, telle que des contacts en personne ou par téléphone avec les parties prenantes. En général, des informations à sens unique pour informer les parties prenantes, des annonces dans les journaux ou les magazines, des dépliants ou des annonces de service public à la télévision ou à la radio peuvent constituer un choix approprié.
Obtenir des commentaires sur l'efficacité
Le test ultime de l'efficacité de la communication avec les parties prenantes est de recueillir les réactions des parties prenantes elles-mêmes. Mener des recherches avec tous les groupes concernés afin de déterminer si les messages souhaités ont été reçus et les résultats souhaités obtenus avec l'effort de communication. La recherche peut prendre la forme d'entretiens par courrier, par Internet ou par téléphone, selon ce qui est le plus efficace pour atteindre le public en question.
