Garder un environnement professionnel organisé est un élément clé pour une entreprise prospère. Les procédures Office sont les directives de cet environnement organisé.En suivant les étapes détaillées de la configuration des procédures de bureau, votre équipe peut se concentrer sur les affaires plutôt que sur les éléments qui vous emportent.
Passez en revue les procédures actuelles. Comprendre les procédures actuelles crée une base de référence pour le changement. Si aucune procédure n'a été établie, la rédaction d'observations de procédure est une bonne première étape.
Recueillir les commentaires des employés. Une fois vos procédures de bureau de base saisies, recueillez d'autres commentaires de vos collègues. Demandez-leur: "Qu'est-ce qui devrait changer? Qu'est-ce qui peut changer? L'ordre de la procédure administrative est-il correct?"
Identifiez les procédures qui fonctionnent. En sachant ce qui fonctionne, cela vous aidera à vous concentrer sur des procédures qui ne fonctionnent pas.
Identifiez les procédures qui ne fonctionnent pas. Soulignant les domaines d’amélioration, il est donc possible de travailler sur les recommandations.
Recommander des modifications aux procédures qui ne fonctionnent pas. Utilisez la liste de l'étape ci-dessus et rencontrez d'autres employés pour leur soumettre des recommandations de modification de procédures qui ne fonctionnent pas.
Détaillez les étapes de la procédure de bureau en détail. Maintenant que vous avez une liste des procédures qui fonctionnent et des solutions recommandées pour celles qui ne fonctionnent pas, écrivez-les en détail. Concentrez-vous sur la manière dont un processus est lié à l'autre.
Publier les procédures de bureau aux employés. La documentation détaillée doit être partagée avec tous les employés afin que tout le monde puisse utiliser les procédures de bureau.
Conseils
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Il est préférable de publier les procédures bureautiques avec un manuel de formation, des sessions de questions-réponses et un document contenant les "questions fréquemment posées". Ne supposez jamais qu'un processus fonctionne. Continuez à surveiller pour l'amélioration continue.
Attention
Les procédures de bureau sont parfois perçues comme des obstacles pour mener à bien une entreprise, de sorte que certains employés peuvent être obstinés à changer. Concentrez-vous sur les avantages d'un processus de bureau.
