Les systèmes et les procédures sont essentiels au bon fonctionnement d'une entreprise. Selon Michael Gerber, consultant en affaires et auteur du guide commercial best-seller "The E-Myth", les entreprises axées sur les systèmes gagnent du temps, causent moins de stress et rapportent plus que les entreprises motivées par les mots et les instructions du propriétaire. La création de procédures bureautiques est un exercice de logique et d’organisation, à effectuer pas à pas.
Définissez la portée de la procédure, exactement ce que la procédure est censée accomplir. Soyez raisonnablement détaillé, mais pas trop lourd. Par exemple, vous avez besoin d'une procédure de traitement du courrier entrant différente de celle utilisée pour le courrier sortant. Vous n'avez pas besoin d'une procédure différente pour le courrier indésirable, les factures, les magazines et le courrier personnel. Ces sous-catégories peuvent être incorporées dans le même en-tête général.
Définissez qui est responsable de s’assurer que la procédure est terminée, y compris les échéances ou les échéances associées au processus. La personne responsable n'a pas à le faire personnellement, mais doit vérifier auprès du délégué désigné pour s'assurer de son achèvement et inspecter la qualité. Cette définition est mieux assignée à un titre plutôt qu’à une personne, même si vous savez qui fera le travail à l’heure actuelle.
Énumérez les tâches individuelles inhérentes à ce processus. Placez-les dans l'ordre chronologique.
Rédigez une description de chaque tâche, y compris des délais raisonnables, les outils nécessaires et les actions de base nécessaires. Incluez un "état d'achèvement" - à quoi ressemble la tâche lorsqu'elle est terminée. L'état d'achèvement est d'une importance vitale pour l'inspection du travail et l'évaluation du rendement des employés.
Notez les conséquences de ne pas terminer une tâche dans les délais impartis. Cela comprend des mesures disciplinaires à l’intention de l’employé et un plan d’urgence pour les problèmes résultant de l’échec.
