Bien que l'accent soit mis sur le chagrin d'amour, la chanson "Return to Sender" d'Elvis Presley présente plusieurs raisons valables permettant à la poste de renvoyer un colis ou une lettre à votre entreprise. Une adresse incorrecte, y compris un numéro de rue ou un code postal, pourrait renvoyer une facture ou une commande. L’absence d’adresse de réacheminement pour un destinataire prévu ou un affranchissement insuffisant sont également les principaux motifs de rejet.
Désolé, nous avons déménagé
Pour les entreprises disposant de programmes de facturation mensuels, un changement d'adresse pour le client peut renvoyer une facture. Idéalement, une personne qui change d'adresse contacte chacun des titulaires de son compte clé individuellement pour signaler une nouvelle adresse et pour déposer un formulaire de changement d'adresse auprès du service postal américain (USPS). Le bureau de poste signale ensuite le courrier destiné au destinataire et place une étiquette d’adresse autocollante sur le recto, qu’il transfère ensuite à la nouvelle adresse.
Lorsque cela ne se produit pas, votre entreprise se retrouve avec la facture au sens propre et figuré. Si un client quitte la ville et doit à votre entreprise une grosse somme d’argent, continuez d’envoyer des relevés pendant un certain temps au cas où une demande d’expédition serait présentée ultérieurement. Au bout de trois à six mois, envisagez de placer le compte auprès d'un service de recouvrement ou d'utiliser un service de suivi pour localiser de nouvelles informations de contact.
P.O. Boîte seulement, s'il vous plaît
Il existe de nombreuses situations dans lesquelles l'adresse physique d'une personne peut ne pas correspondre à son adresse postale via USPS. Dans certains cas, le courrier ne peut pas être livré, mais une boîte postale communautaire, telle que celle utilisée dans un complexe d'appartements, ou une boîte postale est utilisée. Cela n'aurait d'incidence que sur les articles expédiés via USPS, car FedEx et UPS livrent leurs adresses à des adresses ou à des points de dépôt préconçus, par exemple le bureau d'un complexe d'appartements. Votre client peut ne pas se rendre compte de la distinction lorsqu'il fournit l'adresse de livraison d'un article. Pour éviter tout problème lors de l'expédition ultérieure, indiquez dans le processus de collecte des adresses que vous expédiez via USPS et que vous devez être averti si un client ne peut pas recevoir de livraison à domicile par le biais du service.
Adresses inappropriées
Contactez un client ou un client lorsqu'un courrier est renvoyé pour une adresse erronée afin de déterminer le problème. S'il s'agit d'un problème de boîte postale / adresse postale, le problème peut être corrigé en expédiant via un autre service. Dans d’autres cas, une erreur grave sur un bon de commande ou un blanc peut être à l'origine du problème. Les machines de tri USPS reposent sur des adresses conformes à une norme de nom, d’adresse municipale et à une dernière ligne composée de la ville, de l’état et du code postal. Lorsqu'une lettre ne contient pas une partie de ces informations, cela peut entraîner des problèmes de tri, des retards ou des retours.
Un petit bureau de poste peut recevoir une lettre adressée à John Smith, rue Elm, sans code postal et indiquer où envoyer la lettre en raison de l'adresse de la rue et de l'inclusion de son nom de ville. Cependant, la même lettre envoyée à une grande ville à plusieurs rues comportant le mot "Elm" et plusieurs John Smith serait plus difficile à cerner. Si le bureau de poste ne peut pas déterminer que l'article sera livré à la personne appropriée, il sera retourné à l'expéditeur. Avant d’expédier des documents commerciaux officiels, vérifiez toujours si vos étiquettes d’adresse contiennent des erreurs d’adresse ou des taches, telles que de l’encre maculée, qui pourraient causer des problèmes de livraison.
Affranchissement insuffisant
Les colis et les lettres sont également retournés à l'expéditeur en cas d'affranchissement insuffisant. Avec Express Mail, le retour est obligatoire. Avec d’autres classes de courrier, l’article peut être envoyé au destinataire avec les frais de port dus ou renvoyé. Toutefois, le destinataire se réserve le droit de refuser la livraison et de ne pas payer les coûts supplémentaires. Investissez dans une balance numérique de qualité si votre entreprise expédie régulièrement des articles et achète les frais de port via un service en ligne, tel que Click-N-Ship, qui permet une saisie indépendante du poids du colis.
