Pour préparer un rapport sur les ressources humaines, vous devez connaître toutes les disciplines du domaine des ressources humaines, ainsi que comprendre les besoins, les réalisations et la stratégie de l'entreprise. Les rapports sur les ressources humaines peuvent avoir le même objectif qu'un audit des ressources humaines. Dans un audit RH, les registres d’emploi, les projections, les tendances et la gestion sont des éléments essentiels pour déterminer le retour sur investissement des activités du service des ressources humaines.
Discutez avec votre directeur des ressources humaines ou votre directeur général de la mission d'un rapport sur les ressources humaines. Déterminez si le rapport doit traiter d'un domaine spécifique, de certaines ou de toutes les fonctions du service des ressources humaines. Demandez qui recevra le rapport, car cela pourrait déterminer le type d'informations confidentielles à divulguer.
Demandez les données du recensement des employés à votre personnel des systèmes d’information des ressources humaines ou à votre responsable informatique. En fonction de ce que couvre votre rapport RH, vous devrez peut-être trier les données en fonction de différentes variables, telles que la durée du mandat et le rendement, le département ou la division et le salaire. Si vous construisez un rapport dans le but d'examiner votre politique d'emploi en matière d'égalité des chances, un tri supplémentaire en fonction de la race, du sexe, de l'âge, du statut de vétéran et de l'invalidité sera nécessaire.
Examinez les données des employés pour en vérifier l'exactitude et l'exhaustivité. Faites des corrections et, si nécessaire, demandez une version corrigée du rapport de recensement des employés. Les informations telles que le statut, la durée, la race, le sexe, les attributions des départements, l'assiduité et les performances des employés doivent être précises pour permettre la production d'un rapport complet.
Rassemblez des copies des formulaires d'emploi. Un rapport complet sur les ressources humaines traite des politiques et des processus. Par conséquent, examinez les formulaires utilisés pour chaque type d’action pour l’emploi. Assemblez les applications, les formulaires d’évaluation des recruteurs, les documents d’évaluation des performances, les rapports de discipline et de griefs, les formulaires d’information confidentielle des employés et une copie de votre manuel de l’employé.
Composez un aperçu des domaines d’intervention. Les domaines suggérés comprennent: la législation affectant les modifications des avantages du personnel; les tendances de l'emploi concernant la main-d'œuvre multigénérationnelle; formation et perfectionnement pour la planification de la relève; des opportunités de promotion et de développement professionnel qui se sont révélées efficaces sur votre lieu de travail et, analyse du chiffre d'affaires de l'entreprise par rapport à d'autres industries et entreprises.
Effectuez des recherches sur les domaines que vous souhaitez analyser. Lisez des articles, des statistiques, des données et des revues spécialisées pour vous renseigner sur les meilleures pratiques en matière de ressources humaines pour chaque domaine d'intervention. Préparez un fichier pour chaque sujet et placez votre recherche et les informations pertinentes sur votre lieu de travail dans chaque fichier. En organisant votre recherche et vos données de cette manière, il est plus facile de se concentrer sur un sujet à la fois.
Construisez une analyse écrite pour chaque domaine d’intervention - un domaine à la fois. Idéalement, votre analyse contiendra une explication des données du lieu de travail, une comparaison des données avec les pratiques passées et les tendances actuelles de l'emploi, ainsi qu'une recommandation d'amélioration dans chaque domaine des ressources humaines et de l'emploi.
Rédigez une introduction à votre rapport sur les ressources humaines. Expliquez le but du rapport, à qui il est distribué et les résultats souhaités. Composez votre brouillon avec le plus de détails possible, mais conservez l’introduction entière sur environ trois pages. Un résumé analytique bien construit est généralement préparé à l'issue du rapport, un peu comme le résumé analytique d'un plan d'entreprise. Le lecteur devrait pouvoir lire votre introduction et comprendre le sujet de chaque section du rapport.
