L'élaboration du budget d'un service nécessite une compréhension approfondie du processus et du service en question. Considérez un budget ministériel comme un plan de dépenses pour le prochain exercice. Lors de la préparation des documents préliminaires, prenez en compte les variables liées aux revenus et aux dépenses, en vous offrant une marge de manœuvre si les chiffres des revenus projetés ne se matérialisent pas. Un budget solide et réalisable dépend des chiffres saisis par les architectes du produit final.
Fixer des objectifs raisonnables pour le prochain exercice. Les chiffres préliminaires devraient inclure les attentes pour l’avenir immédiat du ministère. Bien que ces calculs initiaux tendent à se situer du côté optimiste, faites un effort pour rester réaliste avec les chiffres prévus. N'oubliez pas que les budgets sont des travaux en cours qui nécessitent des ajustements tout au long de l'année. Il est donc préférable à long terme de soumettre des attentes raisonnables.
Rechercher une entrée. Consultez d’autres membres du département, en particulier ceux qui connaissent le mieux le fonctionnement quotidien du bureau, avant de vous engager auprès de personnalités permanentes. Faites des employés un facteur essentiel de l’avancement de la budgétisation. Après tout, ils sont en première ligne dans tous les environnements d’affaires et ont généralement une vision exceptionnelle de ce qui fonctionne et ne fonctionne pas.
Analyser le flux entrant. Des attentes réalistes en matière de revenus nécessitent une analyse des budgets précédents. Avant de saisir les chiffres préliminaires, comparez les chiffres d'un mois, d'un trimestre à l'autre et d'une année à l'autre de l'année précédente. Si le nombre d’années de l’année dernière était exceptionnel, remontez à deux ans. Recherchez les tendances qui ont un impact sur les revenus. Considérez les dépenses de vacances si l’entreprise est une entreprise de vente au détail. Regardez le premier trimestre de l'année précédente si l'entreprise gère les déclarations de revenus. Quel que soit le domaine d’expertise de l’entreprise, tenez compte des facteurs propres à l’entreprise qui gonflent ou dévastent les flux de trésorerie entrants. En rassemblant ces informations, la budgétisation des flux de trésorerie devient un processus beaucoup plus simple.
Analyser le flux sortant. Des dépenses imprévues peuvent nuire à tout budget. Pour minimiser les dépassements de budget, examinez attentivement les budgets précédents pour déterminer les tendances. Considérons le personnel. Est-ce que quelqu'un prend sa retraite? Des mises à pied sont-elles possibles? Si l'embauche est prévue, qu'en est-il de la formation et des autres coûts associés à un nouvel employé? Prendre en compte l'âge de l'équipement lors de la détermination des dépenses. Demandez si des ordinateurs, des imprimantes ou des photocopieuses doivent être mises à niveau au cours de la prochaine période budgétaire. Si tel est le cas, obtenez des estimations précises des coûts de remplacement avant de soumettre le produit final à l'examen. Si le stockage des stocks fait partie du budget du département, tenez compte non seulement du coût du stock, mais également du coût par pied carré de stockage, du personnel et des équipements nécessaires à la gestion du produit. En bref, analysez chaque détail pour faire du produit final un produit qui fonctionne toute l’année.
Préparez le budget. Lors de la dernière étape de la préparation du budget final, consultez les responsables des autres départements. Leur contribution pourrait avoir des conséquences sur le budget de votre département. L’avenir est l’objectif premier de tout budget. La préparation du budget du département devient une tâche simple si les travaux préparatoires nécessaires à son achèvement sont établis à l'avance. N'oubliez pas non plus qu'un budget est un document malléable, cohérent avec les objectifs de l'entreprise et pouvant être facilement ajusté si besoin est.
