Un système d’organisation est, tout simplement, comment une entreprise est créée. Une bonne structure organisationnelle établit à la fois une hiérarchie et le flux de communication dans une entreprise. Il est important que chaque entreprise, quelle que soit sa taille, implémente un système organisationnel. Une structure organisationnelle bien définie présente de nombreux avantages, notamment une efficacité, une productivité et une prise de décision améliorées. Chaque structure a ses forces et ses faiblesses. En fin de compte, ces avantages et inconvénients dépendent du type d'entreprise que vous exploitez, de votre secteur d'activité, de la taille de votre organisation et d'autres facteurs. Il est important d’examiner tous les types de systèmes d’organisation avant de décider lequel convient le mieux à votre entreprise.
Quels sont les systèmes organisationnels?
Un système d'organisation est la structure de la manière dont une organisation est configurée. Cette structure définit la manière dont chaque division d’une entreprise est configurée, la hiérarchie entre qui rend compte à qui et comment la communication se fait au sein de l’organisation. Décomposée encore plus loin, une structure organisationnelle définit le fonctionnement de chaque rôle dans une organisation. Avec une structure organisationnelle bien définie en place, tous les employés savent ce qu'on attend d'eux et à qui ils se rapportent. Les propriétaires d'entreprise doivent réfléchir longuement au système à choisir, chaque organisation ayant des besoins uniques. Une structure organisationnelle qui convient à une entreprise ne conviendra pas à une autre.
Exemples de systèmes d'organisation en entreprise
Il existe quatre principaux types de structures organisationnelles: fonctionnelle, divisionnaire, matricielle et horizontale. Chaque système a des caractéristiques uniques.
Structure organisationnelle fonctionnelle: Une structure organisationnelle fonctionnelle est une hiérarchie traditionnelle. De nombreuses entreprises, en particulier les grandes entreprises, suivent la structure fonctionnelle. Ce système comprend plusieurs divisions spécialisées telles que le marketing, les finances, les ventes, les ressources humaines et les opérations. Ensuite, un cadre supérieur supervise toutes les divisions spécialisées. Le flux de rapport est clair. Chaque employé relève de son supérieur, y compris des chefs de division, qui relèvent de la haute direction. La haute direction supervise l'ensemble de la structure. Étant donné que l'entreprise reste scindée en divisions spécialisées, les employés ont également tendance à se spécialiser. Cela crée une voie claire pour la promotion et la croissance. Cependant, les divisions peuvent avoir des difficultés à communiquer entre elles. Étant donné que tous les départements font rapport à la hausse, il existe peu de communication horizontale entre eux, ce qui laisse peu de place pour une réflexion globale de l’ensemble de la société, sauf au niveau de la direction. Cela rend le système d'organisation fonctionnel lent à s'adapter au changement.
Structure organisationnelle de la division: Une structure organisationnelle divisée divise l’entreprise en équipes en fonction des projets sur lesquels travaillent les employés. Ce système comprend de nombreux types d’équipes, notamment juridiques, en relations publiques, en recherche et en développement des affaires. De plus, des équipes sont créées autour de projets spécifiques. Par exemple, une entreprise pharmaceutique peut avoir des équipes distinctes dédiées à chaque médicament fabriqué. Chaque équipe de projet a un directeur ou un vice-président et exerce un certain niveau d'autonomie au sein de l'organisation. La structure de la division permet aux employés de se familiariser avec le travail de leur équipe. Cependant, les divisions ignorent souvent ce que font les autres équipes et ne communiquent pas entre elles. Les employés peuvent ne pas être en mesure de travailler efficacement dans toutes les divisions lorsque cela est nécessaire. En fin de compte, ce système peut être difficile à gérer en raison de sa structure étendue.
Structure organisationnelle de la matrice: Un système matriciel est un croisement entre une structure fonctionnelle et une structure divisionnaire. D'un point de vue économique, l'entreprise est structurée de manière fonctionnelle, avec une hiérarchie traditionnelle et des divisions spécialisées. Cependant, lorsque vous examinez ces divisions de près, elles sont toutes définies dans une structure organisationnelle de division. Cela signifie qu'ils sont divisés en projets et en équipes plus petites. Le type de matrice de la structure organisationnelle est assez complexe et nécessite beaucoup de planification, sans parler de systèmes de communication puissants à travers l’organisation. Cependant, lorsque la structure matricielle fonctionne bien, elle élimine bon nombre des problèmes qui se posent avec les organisations divisionnaires ou fonctionnelles. La communication peut voyager avec les bonnes personnes, ce qui augmente la productivité et la pensée holistique. De plus, les employés sont exposés à d’autres départements et projets, ce qui encourage les collaborations croisées. En revanche, la structure matricielle peut rapidement semer la confusion chez les employés lorsque le nombre de directeurs est trop important et que le destinataire de la déclaration n’est pas clair.
Structure organisationnelle plate: Une structure organisationnelle plate aplatit une grande partie de la hiérarchie et donne aux employés plus d'autonomie dans leur travail. Souvent, les organisations horizontales sont divisées en équipes temporaires, bien qu’elles ne disposent généralement pas de structures officielles. Il existe encore une dynamique descendante dans un système plat. Souvent, il y a au moins une haute direction qui dirige le navire. Cependant, ce système est censé perturber les structures hiérarchiques traditionnelles des entreprises. De nombreuses startups et entreprises de technologie ont tendance à adopter une organisation neutre, car cela encourage l'innovation et la participation des employés. L'idée est que lorsque les employés ne sont pas gênés par la bureaucratie, ils vont penser librement et générer des idées nouvelles et rentables. Cela augmente la communication entre les équipes et élimine certains des problèmes de communication pouvant survenir lorsque les messages sont acheminés d'une structure descendante. Malheureusement, un système plat est difficile à maintenir à mesure que l'entreprise grandit et le besoin de systèmes de communication plus structurés entre en jeu. En outre, les employés d'une organisation non hiérarchisée peuvent être submergés par trop de tâches différentes et ne disposent pas de beaucoup d'espace pour se développer ou être promus.
Pourquoi les entreprises ont besoin de systèmes organisationnels
Les systèmes organisationnels sont importants pour les entreprises de toutes tailles. La mise en place d'une structure solide et bien définie élimine la confusion et met en place des processus simples à suivre par les employés. Chaque travailleur doit savoir exactement à qui il se rapporte. Sans un type de hiérarchie ou de structure en place, un lieu de travail peut devenir chaotique. Les employés peuvent ne pas comprendre qui est responsable de quoi, ce qui fait rater des choses importantes. Une structure organisationnelle solide rationalise une entreprise et garde tout le monde sur la même page.
Un système d'organisation met chaque personne à sa place, capable de contribuer sa part à l'entreprise. Avoir un système améliore l'efficacité globale, augmente la productivité et fournit de la clarté à tous les membres de l'organisation. Chaque département peut mieux fonctionner lorsque les rôles sont clairement définis et les objectifs partagés. En outre, le système organisationnel approprié peut améliorer la prise de décision, à mesure que l'information circule dans toute l'organisation. Les cadres supérieurs peuvent collecter des informations auprès de toutes les divisions, ce qui leur permet de mieux comprendre l’ensemble des opérations d’une entreprise.
Un système organisationnel solide élimine de nombreux problèmes d’entreprise, notamment la duplication des tâches et les conflits entre les postes. Si une entreprise a été bien pensée, chaque employé a un rôle distinct et les rôles ne se chevauchent pas. Il n’existe pas de «stratégie de contournement» où personne ne sait vraiment qui est responsable d’une tâche ou d’un projet particulier. Pour cette raison, la coopération est renforcée et les employés ressentent une fierté dans leur travail. Les travailleurs évitent la frustration d'avoir des rôles et des objectifs en constante évolution. Ils peuvent se concentrer sur ce qu'ils font le mieux.
Le choix du système organisationnel approprié peut amener votre entreprise au niveau supérieur. Par exemple, si votre entreprise est basée sur un produit, une structure matricielle ou divisionnaire sera probablement idéale. Ce sont des structures basées sur des projets qui se concentrent sur des équipes spécialisées. D'autre part, les petites entreprises en démarrage peuvent envisager une structure horizontale permettant à tous les employés de mettre leurs compétences et leur expertise à contribution sans que la hiérarchie n'interfère.
Exemples d'entreprises avec des systèmes d'organisation
Exemples du système fonctionnel: Les systèmes organisationnels fonctionnels ont toujours été utilisés par l'armée, les universités et les entités gouvernementales. Au fil des ans, les hiérarchies fonctionnelles sont devenues moins populaires et de nombreuses organisations s'en sont éloignées. Cependant, ils sont encore utilisés par certaines entreprises. Un exemple de la manière dont ce type de système d’organisation peut être utilisé est dans un réglage d’usine traditionnel. Le directeur de l'usine supervise les différentes divisions de l'usine, chacune spécialisée. Chaque division a son propre responsable, qui relève directement du responsable d’usine superviseur. Un autre exemple pourrait être un magasin de détail. Un gérant de magasin supervise les opérations du haut de la pyramide. Vous trouverez ci-dessous différents départements. Peut-être en existe-t-il un pour l'inventaire, un pour le service clientèle et un pour le marketing et les promotions. Chacun a son propre superviseur et tous rendent compte au directeur général.
Exemples du système divisionnaire: Les systèmes divisionnaires sont populaires dans les grandes entreprises multinationales. Par exemple, Johnson & Johnson a une structure de division. Chacune des marques de Johnson & Johnson opère comme sa propre entreprise, avec son propre leadership et sa propre structure interne. Toutes ces marques relèvent de la société mère. General Electric est un autre exemple de structure organisationnelle divisionnaire. Le PDG se situe au sommet et, au-delà, la société est divisée en différents groupes. Il existe certains groupes opérationnels, tels que ceux des finances, du droit, des relations publiques et de la recherche mondiale. Certaines équipes se consacrent à des projets spécifiques, notamment dans les domaines de l'aviation, de l'énergie, de la santé, etc.
Exemples de système matriciel: Un système organisationnel matriciel est complexe et est donc généralement adopté par de grandes entreprises bien établies. Starbucks est un exemple célèbre de société matricielle. La plus grande entreprise de café du monde utilise une structure fonctionnelle pour scinder ses activités en divisions, notamment les ressources humaines, le financement et le marketing. Ces départements sont situés au siège de la marque et relèvent des niveaux les plus élevés de la direction. Le service des ressources humaines, par exemple, crée des politiques qui affectent l’ensemble des sites Starbucks. Ensuite, Starbucks a des divisions distinctes pour chaque région géographique. Ces régions comprennent les Amériques, la Chine et l'Asie-Pacifique, l'Europe, le Moyen-Orient, la Russie et l'Afrique. La région des Amériques, qui est la plus populaire de la société, est divisée en quatre divisions plus petites. Starbucks possède également des divisions basées sur les produits. Par exemple, il existe une division pour les marchandises telles que les tasses Starbucks et une autre pour les produits de boulangerie. Aux niveaux inférieurs de l’organisation, Starbucks dispose d’équipes d’employés, notamment au niveau des magasins. Cette structure matricielle complexe sert bien le géant du café, lui permettant d'exploiter avec succès des milliers de magasins à travers le pays.
Exemples de système à plat: Les systèmes plats sont populaires parmi les startups et les entreprises technologiques. Un exemple célèbre du système plat est Zappos. En 2013, le PDG de la grande entreprise de chaussures a annoncé une nouvelle structure de gestion appelée holacracy, une configuration destinée à encourager la collaboration en éliminant la hiérarchie des lieux de travail. La société a banni les titres de manager. Il n'y aurait plus de titre d'emploi et il n'y aurait pas de chef. Chaque employé serait responsable de son propre travail. La société espérait stimuler l'innovation et la création en éliminant les formalités administratives liées à la hiérarchie et à la prise de décision. Cependant, Zappos a du mal à maintenir ses opérations à plat.
C’est une lutte de nombreuses grandes entreprises qui mettent en place une structure plate. De nombreuses startups ont évoqué la difficulté de maintenir une structure organisationnelle plate en période de croissance exponentielle. Les études montrent que les employés trouvent les structures hiérarchiques réconfortantes et pratiques. Ainsi, une structure organisationnelle horizontale est peut-être une bonne option pour une entreprise qui en est à ses débuts, afin de stimuler l'innovation et la croissance. Cependant, la plupart des grandes entreprises s'éloignent du système car il peut devenir difficile à gérer avec le temps.
