L’inventaire pour les organisations religieuses peut être à la fois un objet physique et un ensemble de compétences des membres de la congrégation disposés à donner de leur temps. Ceux qui sont prêts à donner de leur temps et de leur expertise doivent être pris en compte pour pouvoir être correctement utilisés au profit de l'église. Les biens de l'église physique doivent être documentés par écrit avec des documents stockés en toute sécurité dans plusieurs endroits. Plusieurs personnes peuvent aider à préparer un inventaire initial d’église, mais son entretien et son stockage sécurisé doivent être confiés à un seul représentant. La collecte de l'inventaire initial peut prendre jusqu'à une semaine et le rapprochement annuel des inventaires ne devrait pas prendre plus d'un jour ou deux. Ce projet nécessite une attention aux détails.
Articles dont vous aurez besoin
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Tableur
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l'Internet
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Imprimante / Copieur
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Presse-papiers
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Crayon
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Étiquettes
Inventaire des objets physiques
Obtenez un formulaire d'inventaire prêt à l'emploi sur Internet ou créez le vôtre à l'aide d'un tableur. En haut du formulaire, incluez le nom de votre organisation et les espaces pour le numéro de feuille et le nom de l'emplacement. En-dessous, créez des colonnes intitulées "Numéro de série", "Description de l'élément", "Date d'acquisition", "Valeur initiale" et "Conserver / Éliminer". Imprimez suffisamment d'exemplaires du formulaire à utiliser dans chaque salle de l'église et collez-les dans un presse-papier..
Faites la distinction entre fournitures et équipement, en notant un montant en dollars qui quantifie la distinction. Par exemple, les articles dont le coût est inférieur à 500 dollars chacun sont considérés comme des fournitures, tandis que les articles dont le coût est supérieur à 500 dollars chacun sont considérés comme du matériel. En raison de sa valeur, le matériel doit être inventorié alors qu’il n’est pas nécessaire de stocker les fournitures.
Créez une liste séquentielle de numéros de série à l'aide d'un tableur et imprimez les numéros, un chacun, sur des étiquettes d'un pouce. Lors du premier inventaire, les numéros de série doivent être au format année-mois. Le numéro unique est celui qui changera de manière séquentielle, par exemple: 2011-10-1, 2011-10-2, 2011-10-3.
Commencez dans une pièce et identifiez tous les éléments considérés comme du matériel. Une fois identifié, attachez une étiquette de numéro de série au bas de chaque article afin que ceux-ci puissent être suivis.
Notez le numéro de la feuille et le nom de la salle en utilisant les formulaires d'inventaire dans un presse-papiers. Pour chaque article donné un numéro de série, enregistrez les données dans tous les champs présents sur le formulaire d'inventaire.
Le champ de description doit avoir une vue d'ensemble de l'élément. Le champ série doit contenir le numéro que vous avez apposé au bas de l’article. Lors de la prise des informations d'inventaire initiales, la date d'acquisition et la valeur initiale peuvent ne pas être disponibles. Si c'est le cas, remplissez le formulaire en conséquence. Si ce n'est pas le cas, écrivez la date du jour dans le champ de la date d'acquisition et estimez la valeur. Si un article est conservé, il suffit de cocher une case dans le champ. S'il est mis au rebut, notez la date de la mise au rebut.
Déplacez-vous de pièce en pièce en répétant les étapes 4 et 5. N'oubliez pas de noter le numéro et le nom de la pièce en haut de chaque feuille lorsque vous changez d'emplacement.
Faites des copies simples des formulaires d'inventaire remplis. Placez un exemplaire chacun, dans l’ordre séquentiel, par numéro de feuille, dans un classeur à trois anneaux. Placez un classeur dans un emplacement sécurisé hors site et l'autre dans un bureau administratif. Suivez les procédures d'inventaire au moins une fois par an.
Inventaire des compétences
Procurez-vous un formulaire de volontaire d'église prêt à l'emploi sur Internet ou créez le vôtre à l'aide d'un tableur. Inclure des champs pour "Nom", "Adresse", "Numéro de téléphone", "Adresse électronique", "Jours disponibles" et "Heures disponibles par semaine". Dans une colonne en bas de la page, indiquez les ensembles de compétences ou les rôles requis, ainsi que les instructions destinées aux volontaires pour encercler les domaines d'intérêt, tels que chauffeur de bus, bénévole du service alimentaire, coordination des activités et commis aux dons de garde-manger.
Distribuez le formulaire pendant l'école du dimanche ou un service religieux ou envoyez-le par courrier en demandant de le renvoyer à un endroit précis au plus tard à une date précise.
Insérez les formulaires dans un classeur à trois anneaux ou, pour plus de facilité, créez une base de données numérique contenant les informations personnelles et les centres d'intérêt des volontaires. De cette manière, un contact direct peut être établi avec les membres intéressés de la congrégation et le personnel administratif peut voir avec précision les ressources disponibles pour l'église.
Distribuez les nouveaux formulaires de volontaires au plus tard une fois par an. Si les formulaires mis à jour ne sont pas renvoyés à la personne qui les avait déjà remplis l'année précédente, contactez-la par téléphone pour déterminer s'ils souhaitent toujours donner leur temps dans les zones qu'ils ont précédemment notées et apportez les modifications nécessaires.
Conseils
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La traduction des données physiques de la feuille d’inventaire dans un tableur numérique constitue un troisième point de sauvegarde.
L'ajout de nouveaux articles à l'inventaire dès leur arrivée permettra de s'assurer que leur date d'acquisition et leur valeur initiale sont correctement enregistrées.
Révisez le formulaire de bénévolat chaque année pour y inclure de nouvelles compétences ou de nouveaux postes.
Attention
Le fait de permettre à plus d'une personne d'être en charge des stocks peut être source de confusion et conduire à une double entrée ou à une désorganisation.
