Vous n'avez pas besoin d'un bureau écologique pour gagner du temps, de l'énergie et des ressources dans vos communications professionnelles. Assurez-vous que deux personnes reçoivent le même message de la manière la plus efficace en les adressant dans la même lettre.
Quand vous avez deux destinataires
Imaginez que vous ayez une entrevue pour le travail de vos rêves. Lorsque vous entrez dans le bureau du responsable du recrutement, vous découvrez que votre entretien a lieu avec deux responsables, pas un. Il est beaucoup plus facile d'adresser une lettre de remerciement après l'entrevue aux deux gestionnaires que de rédiger deux lettres distinctes. Dans ce cas, les deux responsables du recrutement reçoivent le même message - que le poste vous intéresse et que vous appréciez leur temps. Dans un autre cas, vous voudrez peut-être adresser une lettre commerciale à deux personnes se trouvant dans des endroits différents, ce qui est parfaitement acceptable, et même préférable, lorsque vous souhaitez transmettre un message identique aux deux destinataires.
Le format
Le format de votre lettre professionnelle à deux personnes est le même que pour une personne. La ligne du haut doit contenir la date, puis deux lignes plus bas correspondent à votre nom et à votre adresse de retour. Ignorez deux autres lignes et utilisez chacune une ligne pour le nom et le titre du destinataire, son adresse et son numéro de suite, suivis de la ville, de l’état et du code postal. Lorsque vous ajoutez une autre personne, commencez les informations du deuxième destinataire à deux lignes du premier destinataire. Vérifiez toujours l'orthographe, le titre et l'adresse postale de chaque destinataire. Si vous devez le faire, demandez les informations correctes à la réceptionniste. De nombreuses entreprises ont des adresses postales spécifiques qui peuvent différer de leur emplacement physique.
Le bon ordre
Lorsque vous écrivez une lettre commerciale à deux personnes, suivez le même protocole pour les introductions commerciales. Il est facile de répertorier les destinataires si vous écrivez au directeur général et à un directeur de département: le nom et l'adresse postale du directeur général doivent être répertoriés en premier, en fonction de la hiérarchie organisationnelle. Si vous ne connaissez pas leurs positions respectives, listez les noms par ordre alphabétique, en utilisant le nom de famille de la personne.
La salutation
La rédaction d'une lettre professionnelle nécessite un ton formel, tel que "Cher M. Smith" ou "Chère Mme Jones". Lorsque vous écrivez à deux hommes, utilisez la forme plurielle de M., qui est Messieurs. Par exemple, commencez votre lettre par «Chers Messieurs Smith et Jackson». Surveillez votre ponctuation, aussi. Un colon après la salutation est formel et une virgule est informelle. Bien sûr, si vous utilisez le prénom avec les deux destinataires, utilisez "Dear Sue and John" avec une virgule.
Cordialement ou Cordialement?
La fermeture que vous choisissez pour votre lettre commerciale à deux personnes peut également dépendre de la relation que vous entretenez avec les deux et du type d'entreprise. "Sincèrement", "Bien à vous" et même "Bien cordialement" sont des moyens professionnels de clore votre lettre, mais "Sincèrement" est largement accepté comme une fermeture standard et appropriée. Une fermeture militaire courante est "très respectueusement", mais si vous écrivez une lettre de remerciement post-entretien, "Merci de votre considération", ajoute une touche agréable.
