Souvent, dans le monde des affaires, il est nécessaire d’envoyer un important communiqué de la société à un groupe de personnes, en l’informant des modifications ou révisions apportées aux politiques et procédures de la société. Si ces personnes appartiennent à un groupe formel, il existe un certain nombre d'options pour leur adresser une lettre.
S'adresser à un groupe dans une lettre
Utilisez le nom officiel désigné pour le groupe si le groupe est officiellement organisé et reconnu sous ce nom. Si le groupe est Filles de la révolution américaine, par exemple, il est parfaitement correct d'adresser la lettre au groupe en utilisant "Chères filles de la révolution américaine". C'est le moyen le plus formel de reconnaître les informations contenues dans la lettre. l’ensemble du groupe, mais il est peu probable que la lettre elle-même soit partagée avec le groupe dans son ensemble, mais plutôt avec ses dirigeants et ses dirigeants.
Il est également acceptable de s’adresser au groupe par son titre collectif, en renonçant à la désignation "Cher". Vous pouvez commencer une lettre par «À tous les gestionnaires de comptes» ou «Aux superviseurs de nuit».
Si le groupe est un groupe dans lequel vous voudriez vous adresser à une personne dont le titre et le nom sont inconnus, il convient d'utiliser le message d'accueil «À qui de droit.» Bien que cette phrase présume qu'elle est destinée à une personne, convient d'utiliser pour s'adresser à un groupe. Cette salutation, bien que correcte et appropriée, manque de l’autorité qui découle du fait d’adresser une lettre importante avec le nom et le titre correct de la personne de contact.
Utilisez une simple désignation telle que "Distribution" ou même "Voir la distribution" dans le champ "À" d'un Business Memorandum, en particulier s'il s'agit d'une lettre interne. Les noms de toutes les personnes figurant sur la liste de diffusion doivent être complètement divulgués dans la lettre, généralement dans le bas de la page. Cette liste peut être organisée par ordre alphabétique ou par hiérarchie d'organisation, les noms des cadres supérieurs étant classés en premier par ordre de classement, suivis d'une liste alphabétique de tous les subordonnés.
Indiquez les noms, titres et adresses de toutes les parties concernées si le groupe est petit et non connecté par association avec une seule entreprise. Cette méthode est pratique pour les destinataires de la lettre, qui disposent d’un guide de référence pratique pour toutes les parties dans un seul communiqué.
